IN-Software Datenschutzhinweise

Wir möchten, dass Sie sich bei IN-Software wohlfühlen, sei es beim Besuch unserer Internetseite, dem Kauf unserer Produkte, dem Besuch von Veranstaltungen oder einer Kontaktaufnahme. Nachstehend informieren wir Sie ausführlich über den Umgang mit Ihren Daten.

    Datenschutzhinweise für Website Besucher

     

    Übersicht/Inhaltsverzeichnis

    In unseren Datenschutzhinweisen finden Sie folgende Informationen:

    A. Unsere Kontaktdaten und Allgemeines zur Datenverarbeitung durch uns

    • Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen
    • Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
    • Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten
    • Datenlöschung und Speicherdauer
    • Unsere Quellen der personenbezogenen Daten
    • Konkrete Kategorien, Zwecke und Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten
    • Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten
    • Kontaktaufnahme über E-Mail, Fax und Telefonanruf

    B. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten über unsere Website

    • Bereitstellung der Website und Erstellung von Log-Files
    • Kontaktformulare und E-Mail-Kontakt
    • Nutzung von Cookies
    • Verwendung des Analyse-Tools Matomo ohne Cookies mit Server-Logfiles (Logfile-Analyse)
    • Verschlüsselung der Website
    • Übermittlung personenbezogener Daten an ein Drittland (EU-Ausland)

    C. Ihre Rechte als Betroffener

    • Recht auf Auskunft
    • Recht auf Berichtigung
    • Recht auf Löschung
    • Widerspruchsrecht bei Verarbeitung wegen berechtigten Interesses
    • Widerrufsrecht bei erteilter Einwilligung
    • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
    • Recht auf Unterrichtung
    • Recht auf Datenübertragbarkeit
    • Widerspruchsrecht bei Verarbeitung wegen berechtigtem Interesse
    • Widerrufsrecht bei erteilter Einwilligung
    • Automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling
    • Freiwilligkeit der Bereitstellung der Daten
    • Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

    A. Unsere Kontaktdaten und Allgemeines zur Datenverarbeitung durch uns

    Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen:

    Verantwortlich im Sinne des Datenschutzrechts für die Erhebung und Nutzung personenbezogener Daten ist die

    IN-Software GmbH
    Reutäckerstraße 15
    D-76307 Karlsbad

    Telefon 07248 4500-100
    Telefax 07248 4500-101
    info@in-software.com

    www.in-software.com

    Geschäftsführer: Gerd Pfeifle
    Handelsregister AG Mannheim
    HRB 361278
    USt.-IdNr. DE143242553

    Weitere Informationen zu unserer Firma können Sie dem Impressum entnehmen.

    Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten des Verantwortlichen:

    Datenschutzbeauftragter der IN-Software GmbH
    Reutäckerstraße 15
    D-76307 Karlsbad

    Tel: 07248 4500-100
    E-Mail: datenschutz@in-software.com

    Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten

    Ganz allgemein gilt für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns folgendes:

    • Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten Ihre Einwilligung einholen, dient Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a) EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten.
    • Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 Buchstabe  b) DSGVO als Rechtsgrundlage. Das gilt auch schon, wenn die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist.
    • Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der wir unterliegen, dient Art. 6 Abs. 1 Buchstabe  c) DSGVO als Rechtsgrundlage.
    • Für den Fall, dass Ihre lebenswichtigen Interessen oder die einer anderen natürlichen Person eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich machen, dient Art. 6 Abs. 1 Buchstabe  d) DSGVO als Rechtsgrundlage.
    • Ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses von uns oder eines Dritten erforderlich und überwiegen Ihre Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten dieses Interesse nicht, dient Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f) DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

    Datenlöschung und Speicherdauer

    Die personenbezogenen Daten werden von uns allgemein dann gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus dann erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen wir als Verantwortlicher unterliegen, vorgesehen wurde. Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht.

    Konkret bedeutet das:

    Verarbeiten wir die personenbezogenen Daten aufgrund einer Einwilligung zur Datenverarbeitung (Art. 6 Absatz 1 Buchstabe a) Datenschutzgrundverordnung, kurz: DSGVO), so endet die Verarbeitung mit Ihrem Widerruf, es sei denn es existiert ein weiterer Rechtsgrund zur Verarbeitung der Daten, was dann der Fall ist, wenn wir zum Zeitpunkt des Widerrufs noch berechtigt sind, Ihre Daten zum Zwecke der Vertragserfüllung zu verarbeiten oder, wenn die Datenverarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich ist (vgl. hierzu jeweils unten).

    Verarbeiten wir die Daten ausnahmsweise aufgrund unserer berechtigten Interessen (Art. 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO) im Rahmen einer zuvor vorgenommenen Abwägung, so speichern wir diese, bis das berechtigte Interesse nicht mehr besteht, die Abwägung zu einem anderen Ergebnis kommt oder Sie nach Art. 21 DSGVO wirksam Widerspruch eingelegt haben (vgl. hierzu den optisch hervorgehobenen „Hinweis auf besonderes Widerspruchsrecht“ unter C.).

    Verarbeiten wir die Daten zur Vertragserfüllung, dann speichern wir die Daten so lange, bis der Vertrag endgültig erfüllt und abgewickelt ist und keine Ansprüche mehr aus dem Vertrag geltend gemacht werden können, also bis zum Eintritt der Verjährung. Die allgemeine Verjährungsfrist nach § 195 BGB beträgt drei (3) Jahre. Bestimmte Ansprüche, wie beispielsweise Schadensersatzansprüche, verjähren jedoch erst in 30 Jahren (vgl. § 197 BGB). Besteht berechtigter Anlass anzunehmen, dass dies im Einzelfall relevant ist, so speichern wir die personenbezogenen Daten über diesen Zeitraum. Die genannten Verjährungsfristen beginnen mit dem Ende des Jahres (also am 31.12.), in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger von den den Anspruch begründenden Umständen und der Person des Schuldners Kenntnis erlangt oder ohne grobe Fahrlässigkeit erlangen müsste.

    Wir weisen darauf hin, dass wir daneben auch gesetzlichen Aufbewahrungspflichten aus steuerlichen und buchhalterischen Gründen unterliegen. Diese verpflichten uns als Nachweis für unsere Buchführung bestimmte Daten, zu denen auch personenbezogene Daten gehören können, über einen Zeitraum von sechs (6) bis zu zehn (10) Jahren aufzubewahren. Diese Aufbewahrungsfristen gehen den oben genannten Löschungspflichten vor. Auch die Aufbewahrungsfristen beginnen jeweils mit Schluss des betreffenden Jahres, also am 31.12.

    Quelle der personenbezogenen Daten

    Die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten stammen in erster Linie von den betroffenen Personen selbst, beispielsweise indem diese

    • als Nutzer unserer Webseite über den Webbrowser und ihr Endgerät (beispielsweise ein PC, ein Smartphone, ein Tablet oder ein Notebook) Informationen, wie beispielsweise die IP-Adresse, an unseren Webserver übermitteln,
    • als Interessenten Infomaterial oder ein Angebot bei uns anfordern,
    • als Kunden uns einen Auftrag erteilen bzw. einen Vertrag mit uns schließen,
    • als Pressevertreter Infomaterial, Pressemeldungen, Stellungnahmen o.ä. anfordern,
    • als Lieferanten uns vereinbarungsgemäß mit Waren beliefern bzw. uns gegenüber Dienstleistungen u.ä. erbringen.

    Nur ganz ausnahmsweise können die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten auch von Dritten stammen, beispielsweise dann, wenn eine Person im Namen eines Dritten handelt.

    Konkrete Kategorien, Zwecke und Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten

    Wir verarbeiten folgende Kategorien personenbezogener Daten:

    • Nutzer unserer Webseite,
    • Interessenten,
    • Pressevertreter,
    • Kunden, sowie

    Abhängig von der Kategorie der Daten, um die es geht, verarbeiten wir personenbezogene Daten zu den folgenden Zwecken und auf der Basis der jeweils genannten Rechtsgrundlage der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO):

    Nutzerdaten

    Daten von Nutzern unserer Website werden von uns nicht-personenbezogen erhoben und verarbeitet. Eine Zuordnung zu bestimmten Personen ist uns nicht möglich. Die IP-Adresse wird ausschließlich anonymisiert verarbeitet. Sofern ausnahmsweise doch personenbezogene Daten betroffen sind, so verarbeiten wir diese zur Wahrung unserer berechtigten Interessen auf der Basis des Art. 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO. Unsere berechtigten Interessen in diesem Sinne sind unser Interesse an der Sicherheit und Integrität unseres Webauftritts und der Daten auf unserem Webserver (insbesondere Störungs- und Fehlererkennung, sowie Verfolgung von unberechtigten Zugriffen), sowie Marketinginteressen und Interessen zu statistischen Erhebungen (zur Verbesserung unseres Webauftritts und unserer Leistungen und Angebote). Im Rahmen einer Abwägung sind wir zu dem Ergebnis gelangt, dass die Datenverarbeitung zur Wahrung der genannten berechtigten Interessen erforderlich ist und Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten, die den Schutz der personenbezogenen Daten erfordern, nicht überwiegen.

    Interessentendaten/Daten von Pressevertretern:

    Soweit wir Daten von Interessenten unserer Leistungen oder von Pressevertretern verarbeiten, geschieht dies nur dann, wenn Sie diese Daten in einem Eingabefeld oder per E-Mail zum Zwecke der Anfrage an uns eingeben und an uns senden. Diese Eingaben sind für Sie freiwillig. Wir verarbeiten diese Daten sodann ausschließlich zur Abwicklung Ihrer Anfrage an uns. Die Verarbeitung dieser freiwillig an uns übermittelten Daten zum Zwecke der Informationserteilung über unsere Leistungen erfolgt als vorvertragliche Abwicklung gemäß Art. 6 Absatz 1 Buchstabe b) DSGVO und/oder auf der Basis der von Ihnen durch Übermittlung erteilten Einwilligung gemäß Art. 6 Absatz 1 Buchstabe a) DSGVO.

    Kundendaten:

    Die Daten unserer Kunden verarbeiten wir zum Zwecke der Vertragsabwicklung gemäß Art. 6 Absatz 1 Buchstabe b) DSGVO und/oder auf der Basis einer erteilten Einwilligung gemäß Art. 6 Absatz 1 Buchstabe a) DSGVO. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind (bspw. im Rahmen der Erstellung und Verhandlung von Angeboten).

    Lieferantendaten/Daten von Geschäftspartnern:

    Die Daten unserer Lieferanten und Geschäftspartner verarbeiten wir zum Zwecke der Vertragsabwicklung gemäß Art. 6 Absatz 1 Buchstabe b) DSGVO und/oder auf der Basis einer erteilten Einwilligung gemäß Art. 6 Absatz 1 Buchstabe a) DSGVO. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind (bspw. im Rahmen der Erstellung und Verhandlung von Angeboten).

    Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

    Ihre personenbezogenen Daten werden an Dritte nur dann weitergegeben oder sonst übermittelt, wenn dies zum Zwecke der Vertragsabwicklung (bspw. zur Bearbeitung eines Auftrages) oder zu Abrechnungszwecken (bspw. zur Abwicklung eines Bezahlvorgangs beim Erwerb von Waren oder Dienstleistungen) erforderlich ist, ein berechtigtes Interesse an der Weitergabe/Übermittlung besteht und Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten nicht überwiegen oder Sie zuvor wirksam eingewilligt haben.

    Kategorien von Empfängern können sein:

    • Versanddienstleister, Lieferanten
    • Zahlungsdienstleister, Banken
    • Steuerberater

    Kontaktaufnahme über E-Mail, Fax und Telefonanruf

    Sie können sich über verschiedene Kontaktwege an uns wenden, wenn Sie möchten. Dazu finden Sie auf der Webseite auch E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Faxnummer. Auch dann, wenn Sie uns eine E-Mail schrieben, uns anrufen oder uns ein Fax senden verarbeiten wir zwangsläufig personenbezogene Daten von Ihnen. Denn es werden zumindest die mit der E-Mail, dem Fax oder Ihrem Telefon übermittelten personenbezogenen Daten von uns bzw. unseren Systemen gespeichert.

    Eine Weitergabe der Daten an Dritte erfolgt in diesem Zusammenhang nicht. Die Daten werden ausschließlich für die Verarbeitung der Konversation verwendet.

    Zwecke der Datenverarbeitung:

    Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten bei Übermittlung per E-Mail, Fax oder Telefon, dient uns zur Bearbeitung Ihrer Kontaktaufnahme und Ihres Anliegens. Wir benötigen zwingend Ihre E-Mailadresse, Ihre Faxnummer oder Ihre Telefonnummer um überhaupt antworten zu können. Hierin liegt auch das berechtigte Interesse an der Verarbeitung der Daten.

    Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung:

    Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist bei Vorliegen einer Einwilligung, die in der Kontaktaufnahme erblickt werden kann, Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a) DSGVO und ansonsten unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung  gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f) DSGVO.

    Zielt der Kontakt bzw. Ihre Anfrage auf den Abschluss eines Vertrages ab, so ist zusätzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b) DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen).

    Dauer der Speicherung:

    Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind.

    Für die personenbezogenen Daten, die per E-Mail übersandt wurden, ist dies dann der Fall, wenn die jeweilige Konversation mit Ihnen beendet ist und wir danach eine Karenzzeit von bis zu 3 Monaten abgewartet haben, ob wir ggf. auf Ihr Anliegen bzw. die Details der Kommunikation nochmals zurückgreifen müssen. Beendet ist die Konversation dann, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist.

    Faxdaten werden getrennt von Druckdaten im Gerätespeicher des Faxgerätes aufbewahrt. Nach Ausdruck des Faxes wird der belegte Speicherplatz wieder freigegeben, damit das nächste Fax empfangen und dort abgelegt werden kann. Teile des Faxes können nach dem Ausdruck temporär im Speicher des Gerätes verbleiben, bis diese vom nächsten empfangenen Fax überschrieben werden. Im Regelfall führt dies zu einer automatischen Löschung der Daten nach 1-2 Wochen. Falls es sich um ein Computerfax handelt erhalten wir Ihr Fax als E-Mail und es gelten die Ausführungen zur E-Mail entsprechend.

    Bei einem eingehenden Telefonanruf oder bei einem ausgehenden Anruf bei uns wird Ihre Telefonnummer oder Ihr bei Ihrem Telefonanbieter hinterlegter Name/Firmenname sowie Datum und Uhrzeit des Anrufs in unserer Telefonanlage in einem sog. Ringspeicher gespeichert, der die ältesten Daten mit neuen Daten überschreibt. Im Regelfall führt dies in der Telefonanlage zu einer automatischen Löschung der Daten nach ca. 3-4 Monaten.

    Widerspruchs- und Beseitungsmöglichkeit:

    Sie haben jederzeit die Möglichkeit, eine erteilte Einwilligung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu widerrufen bzw. der weiteren Datenverarbeitung wegen berechtigten Interesses zu widersprechen (vgl. den Hinweis auf das besondere Widerspruchsrecht unter C. dieser Datenschutzhinweise). In einem solchen Fall kann die Konversation nicht fortgeführt werden.

    Der Widerruf der Einwilligung bzw. der Widerspruch der weiteren Datenverarbeitung werden durch formlose Mitteilung an uns (bspw. per E-Mail) ermöglicht. Alle personenbezogenen Daten, die im Zuge der Kontaktaufnahme gespeichert wurden, werden in diesem Fall gelöscht.

    B. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten über unsere Website

    Wir erheben und verwenden personenbezogene Daten der Nutzer im Rahmen der Nutzung unserer Website grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten unserer Nutzer erfolgt in der Regel nur nach Einwilligung des Nutzers. Eine Ausnahme gilt in solchen Fällen, in denen eine vorherige Einholung einer Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist und/oder die Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.

    Bereitstellung der Website und Erstellung von Log-Files

    Bei jedem Aufruf der Internetseite erfasst unser System aus technischen Gründen automatisch Daten und Informationen. Diese werden in den Logfiles des Servers gespeichert. Es handelt sich dabei um:

    • Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
    • URL (Adresse) der verweisenden Website (Referrer),
    • Webseiten, die vom System des Nutzers über unsere Website aufgerufen werden,
    • Bildschirmauflösung des Nutzers,
    • abgerufene Datei(en) und Meldung über den Erfolg des Abrufs,
    • Menge der gesendeten Daten,
    • den Internet-Service Provider des Nutzers,
    • Browser, Browsertyp und Browserversion, Browser-Engine und Engine-Version,
    • Betriebssystem, Betriebssystem-Version, Betriebssystem-Typ, sowie
    • die anonymisierte IP-Adresse und den Internet-Service-Provider des Nutzers.

    Diese Daten werden getrennt von anderen Daten verarbeitet. Eine Verarbeitung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Nutzers findet nicht statt. Eine Zuordnung dieser Daten zu einer bestimmten Person ist uns nicht möglich.

    Zwecke der Datenverarbeitung:

    Die vorübergehende Verarbeitung der Daten durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Inhalte unserer Internetseite an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse des Nutzers für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben.

    Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen. Zudem dienen uns die Daten zur Optimierung unseres Angebots und der Website und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme. Eine Auswertung der Daten zu Marketingzwecken findet in diesem Zusammenhang nicht statt.

    Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung:

    Die vorübergehende Speicherung der Daten und den Logfiles erfolgt auf Basis der Rechtsgrundlage des Art. 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO. Unser überwiegendes berechtigtes Interesse an dieser Datenverarbeitung liegt in den zuvor genannten Zwecken.

    Dauer der Speicherung:

    Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website ist dies der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist. Im Falle der Speicherung der Daten in Logfiles ist dies nach spätestens sieben Tagen der Fall. Eine darüber hinausgehende Speicherung ist möglich. In diesem Fall werden die IP-Adressen der Nutzer gelöscht oder verfremdet, sodass eine Zuordnung des aufrufenden Clients nicht mehr möglich ist.

    Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit:

    Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den Betrieb der Internetseite zwingend erforderlich. Es besteht folglich seitens des Nutzers hier keine Widerspruchsmöglichkeit. Der Nutzer kann jedoch jederzeit die Nutzung der Website beenden und damit die weitere Erhebung der genannten Daten verhindern.

    Kontaktformulare und E-Mail-Kontakt

    Auf unserer Website sind Kontaktformulare vorhanden, welche für die elektronische Kontaktaufnahme bzw. die Anmeldung für von uns durchgeführte Veranstaltungen (z. B. Anwendertreffen, Onlineveranstaltungen) genutzt werden können. Nehmen Sie diese Möglichkeit wahr, werden die in der Eingabemaske eingegeben Daten per verschlüsselter E-Mail an uns übermittelt und gespeichert.

    Bei unserem allgemeinen Kontaktformular werden die folgenden Daten erhoben:

    • Ihr Name (Pflichtfeld)
    • Ihre Firma (Optional)
    • PLZ, Ort (Optional)
    • Ihre Telefonnummer (Pflichtfeld)
    • Ihre E-Mail-Adresse (Pflichtfeld)
    • Angabe des primären Kommunikationsweges (Optional)
    • Ihre Nachricht (Freitextfeld, Optional)

     Wenn Sie sich für unsere Veranstaltungen anmelden wollen haben wir ein eigenes Kontaktformular, wo folgende Daten erhoben werden:

    • Ihre Firma (Pflichtfeld)
    • PLZ, Ort (Pflichtfeld)
    • Ihre Lizenznummer (Optional)
    • Ihre Telefonnummer (Pflichtfeld)
    • Ihre E-Mail-Adresse (Optional)
    • Name des/der Teilnehmer (Pflichtfeld)
    • Termin/Ort (Pflichtauswahl)

     Im Zeitpunkt der Absendung der Nachricht werden zudem folgende Daten gespeichert:

    • Die IP-Adresse des Nutzers,
    • Datum und Uhrzeit der Absendung.

    Für die Verarbeitung der Daten werden Sie im Rahmen des Absendevorgangs nochmals über die Datenverarbeitung informiert und auf diese Datenschutzerklärung verwiesen. Alternativ ist eine Kontaktaufnahme über die bereitgestellte E-Mail-Adresse möglich. In diesem Fall werden die mit der E-Mail übermittelten personenbezogenen Daten des Nutzers gespeichert. Es erfolgt in diesem Zusammenhang keine Weitergabe der Daten an Dritte. Die Daten werden ausschließlich für die Verarbeitung der Konversation verwendet.

    Zwecke der Datenverarbeitung:

    Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten aus der Eingabemaske dient uns allein zur Bearbeitung der Kontaktaufnahme und Ihres Anliegens. Bei einer Anmeldung zu unseren Veranstaltungen, dann ist der Zweck unserer Verarbeitung die Bearbeitung Ihrer Anmeldung sowie die Planung und Durchführung dieser. Hierin liegt auch jeweils das berechtigte Interesse an der Verarbeitung der Daten. Die sonstigen während des Absendevorgangs verarbeiteten personenbezogenen Daten dienen dazu, einen Missbrauch des Kontaktformulars zu verhindern und die Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme sicherzustellen.

    Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung:

    Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung  gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f) DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt darin, dass wir Ihre Daten verarbeiten müssen, um Ihre Anfrage bzw. Kontaktaufnahme überhaupt bearbeiten und ggf. beantworten zu können.

    Zielt der Kontakt bzw. Ihre Anfrage auf den Abschluss eines Vertrages ab, wie beispielsweise bei Ihrer Anmeldung für unsere Veranstaltungen, so ist zusätzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b) DSGVO (Durchführung vorvertraglicher oder vertraglicher Maßnahmen).

    Dauer der Speicherung:

    Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind.

    Für die personenbezogenen Daten aus der Eingabemaske des Kontaktformulars und diejenigen, die per E-Mail übersandt wurden, ist dies dann der Fall, wenn die jeweilige Konversation mit Ihnen beendet ist. Beendet ist die Konversation dann, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist.

    Für die personenbezogenen Daten, die wir zur Organisation und Planung unseres Anwendertreffens verarbeiten ist der Zweck dann erreicht, wenn die betroffene Veranstaltung abgeschossen und beendet ist, sowie keinerlei Ansprüche mehr zu befürchten sind, im Regelfall also bis zum Eintritt der Verjährung. Auf die Verjährungsdauer etc. verweisen wir in unseren Hinweisen zur „Datenlöschung und Speicherdauer“ unter A. dieser Hinweise).

    Die während des Absendevorgangs zusätzlich erhobenen personenbezogenen Daten werden spätestens nach einer Frist von sieben Tagen gelöscht.

    Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit:

    Sie haben jederzeit die Möglichkeit der weiteren Datenverarbeitung wegen berechtigten Interesses zu widersprechen (vgl. Hinweis auf besonderes Widerspruchsrecht unter C. dieser Datenschutzhinweise). In einem solchen Fall kann die Konversation nicht fortgeführt werden.

    Der Widerspruch der weiteren Datenverarbeitung wird durch formlose Mitteilung an uns (bspw. per E-Mail) ermöglicht.

    Für die Verarbeitung zum Zwecke der Vertragsdurchführung unserer Veranstaltungen können Sie die weitere Datenverarbeitung ggf. dadurch verhindern, dass Sie die Anmeldung zurücknehmen. Es kann dann  aber sein, dass wir bis zur Verjährung möglicher Ansprüche daraus Ihre Daten dennoch speichern müssen.

    Alle personenbezogenen Daten, die im Zuge der Kontaktaufnahme gespeichert wurden, werden in diesem Fall gelöscht.

    Nutzung von Cookies

    Beim Aufruf einzelner Seiten werden von uns sogenannte Cookies verwendet. Das sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät (PC, Smartphone, Tablet etc.) abgelegt werden. Rufen Sie eine Website auf, so kann ein Cookie von Ihrem Browser gespeichert werden. Dieser Cookie enthält eine charakteristische Zeichenfolge, die eine eindeutige Identifizierung des Browsers beim erneuten Aufrufen der Website ermöglicht.

    Daneben kann es sein, dass Cookies von Drittanbietern verwendet werden. Ist dies der Fall, so informieren wir Sie hierzu in diesen Datenschutzhinweisen gesondert bei der Information über die jeweiligen Drittanbieter-Tools (wie bspw. Analyse-Tools, Plugins o.ä.).

    Unser Content-Management-System setzt Cookies ein, um Funktionen wie das Einloggen in den Administratoren-Bereich oder auch das Schreiben und Posten von Kommentaren für registrierte Besucher (wenn von uns freigeschaltet) zu ermöglichen. Das Setzen von Cookies ist hier erforderlich, um eingeloggte Besucher wiederzuerkennen. Die Cookies werden von dem System ohne unsere Einflussmöglichkeit immer gesetzt, aber auch nach Ende Ihrer „Sitzung“ auf unserer Webseite wieder gelöscht.

    Cookies werden eingesetzt, um unsere Website nutzbar zu machen oder nutzerfreundlicher zu gestalten. Einige Elemente unserer Internetseite erfordern es, dass der aufrufende Browser auch nach einem Seitenwechsel identifiziert werden kann. In den Cookies werden dabei folgende Daten temporär gespeichert:

    • Log-In-Informationen durch das Content-Management-System

    Über das Analyse-Tool Matomo verwenden darüber hinaus Cookies, die eine Analyse des Surfverhaltens der Nutzer ermöglichen. Wir weisen unten in diesen Hinweisen konkret auf diese Datenverarbeitung hin. Beim Aufruf der Website werden Sie über die Verwendung von Cookies zu Analysezwecken und unser berechtigtes Interesse  an der Datenverarbeitung informiert.

    Zweck der Datenverarbeitung:

    Zweck der Verwendung technisch notwendiger Cookies ist, die Nutzung von Websites für die Nutzer zu vereinfachen. Einige Funktionen unserer Internetseite können ohne den Einsatz von Cookies nicht angeboten werden. Für diese ist es erforderlich, dass der Browser auch nach einem Seitenwechsel wiedererkannt wird. Die durch technisch notwendige Cookies erhobenen Nutzerdaten werden nicht zur Erstellung von Nutzerprofilen verwendet.

    Die Verwendung der Analyse-Cookies erfolgt zu dem Zweck, die Qualität unserer Website und ihre Inhalte zu verbessern. Durch die Analyse-Cookies erfahren wir, wie die Website genutzt wird, und können so unser Angebot stetig optimieren.

    Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung:

    Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung von Cookies ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f) DSGVO, also ein berechtigtes Interesse unsererseits. Unser berechtigtes Interesse liegt in den oben genannten Zwecken.

    Dauer der Speicherung:

    Einige der von uns verwendeten Cookies werden nach dem Ende der Browser-Sitzung, also nach dem Schließen Ihres Browsers, wieder gelöscht (so genannte Sitzungs-Cookies). Andere Cookies verbleiben auf Ihrem Endgerät und ermöglichen uns oder unseren Dienstleistern (Drittanbietern), Ihren Browser beim nächsten Besuch wiederzuerkennen (dauerhafte Cookies).

    Im Übrigen speichern wir die auf Grundlage eines berechtigten Interesses erhobenen Daten bis das berechtigte Interesse nicht mehr besteht, die Abwägung zu einem anderen Ergebnis kommt oder Sie nach Art. 21 DSGVO wirksam Widerspruch eingelegt haben (vgl. hierzu den optisch hervorgehobenen „Hinweis auf besonderes Widerspruchsrecht“ unter C.). Es wird regelmäßig, mindestens jährlich überprüft, ob das berechtigte Interesse noch besteht. Unser Interesse besteht insbesondere dann nicht mehr, wenn die Daten durch Zeitablauf keine ausreichende Relevanz im Hinblick auf Auswertung und Statistik der Webseitennutzung mehr für uns haben, was spätestens nach drei Jahren anzunehmen ist.

    Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

    Cookies werden auf Ihrem Rechner gespeichert und von diesem an unsere Seite übermittelt. Daher haben Sie die volle Kontrolle über die Verwendung von Cookies. Durch eine Änderung der Einstellungen in Ihrem Internetbrowser können Sie die Übertragung von Cookies deaktivieren oder einschränken. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden. Dies kann auch automatisiert erfolgen. Eine solche „Do-Not-Track“-Einstellung Ihres Browsers wird von uns als Widerspruch zur weiteren Erhebung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten verstanden. Hinweis: Werden Cookies für unsere Website deaktiviert, können möglicherweise nicht mehr alle Funktionen der Website vollumfänglich genutzt werden.

    Verwendung des Analyse-Tools Matomo ohne Cookies mit Server-Logfiles (Logfile-Analyse)

    Auf dieser Website werden mit Matomo, einem Open-Source Web-Analyse-Tool der Firma InnoCraft Ltd., 150 Willis St, 6011 Wellington, New Zealand (https://matomo.org), Daten zu Marketing- und Optimierungszwecken gesammelt und gespeichert. Die mit Matomo erhobenen Daten werden von uns nicht dazu genutzt, den Besucher der Website persönlich zu identifizieren und auch nicht mit personenbezogenen Daten zusammengeführt.

    Wir haben alle Datenschutz-Einstellungen vorgenommen, um eine möglichst weitreichende Pseudonymisierung und Anonymisierung der Daten zu erreichen. Denn uns interessiert nicht, wer hinter einem Webseitenbesuch steckt, sondern ausschließlich wie die Webseite genutzt wird. Daher werden alle IP-Adressen nur so gespeichert, dass die letzten 6 Ziffern durch ein „X“ ersetzt werden (bspw. 192.168.xxx.xxx) und eine Benutzer-ID wird automatisch vom System mit einem Pseudonym ersetzt. Nur die so verfremdeten / pseudonymisierten / anonymisierten Daten werden gespeichert und für die Statistik genutzt.

    Alle Daten zu Matomo werden von uns ausschließlich auf unserem eigenen Webserver verarbeitet. Kein Dritter erhält diese Daten. Es handelt sich hier also um Daten, die ausschließlich von uns ausgewertet werden.

    Durch alle diese Maßnahmen sind wir der Überzeugung, dass hier keine Einwilligung erforderlich ist und wir diese Datenverarbeitung auf ein berechtigtes Interesse stützen können.

    Zweck der Datenverarbeitung:

    Die Verwendung des Analyse-Tools erfolgt zu dem Zweck, die Qualität unserer Website und ihre Inhalte zu verbessern, indem wir über das Nutzerverhalten feststellen, wie die Website genutzt wird. So können wir unser Internet-Angebot stetig optimieren, was auch im Sinne der Nutzer ist.

    Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung:

    Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f) DSGVO, also ein berechtigtes Interesse unsererseits. Unser berechtigtes Interesse liegt in den oben genannten Zwecken. Unsere Abwägung hat ergeben, dass wir mit der Analyse des Nutzerverhaltens zur Verbesserung und Optimierung unserer Webseiten über die Logfile-Analyse legitime Zwecke verfolgen und die vernünftigen Erwartungen von Webseitenbesuchern heutzutage auch auf eine solche Art der Analyse des Nutzerverhaltens gerichtet sind. Auch gehen wir davon aus, dass durch die hier gegebenen Informationen die Erwartungen der Nutzer unserer Webseite dahin lenken, dass eine solche Analyse vorgenommen wird. Dadurch, dass keine Speicherung in und kein Auslesen aus dem Endgerät des Nutzers erfolgt, liegt unseres Erachtens weder ein Fall des § 25 TTDSG vor, noch ist die weitere Datenverarbeitung nach DSGVO einwilligungsbedürftig, da ein Dritter nicht involviert ist, sowie die Datenverarbeitung unter Beachtung der oben beschriebenen Anonymisierung der IP-Adresse und ausschließlich auf unserem Webserver und durch uns selbst erfolgt.

    Dauer der Speicherung:

    Die IP-Adresse wird vor deren Speicherung anonymisiert (siehe oben). Cookies werden keine gesetzt. Wir speichern nur Daten, die keinen Personenbezug mehr haben. Im Übrigen speichern wir die auf Grundlage eines berechtigten Interesses erhobenen Daten, bis das berechtigte Interesse nicht mehr besteht, die Abwägung zu einem anderen Ergebnis kommt oder Sie nach Art. 21 DSGVO wirksam Widerspruch eingelegt haben (vgl. hierzu den optisch hervorgehobenen „Hinweis auf besonderes Widerspruchsrecht“ unter C.). Es wird regelmäßig, mindestens jährlich überprüft, ob das berechtigte Interesse noch besteht. Unser Interesse besteht insbesondere dann nicht mehr, wenn die Daten durch Zeitablauf keine ausreichende Relevanz im Hinblick auf Auswertung und Statistik der Webseitennutzung mehr für uns haben, was wir spätestens nach drei Jahren annehmen und die Daten dann unwiederbringlich löschen.

    Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit:

    Wir setzen keine Cookies und verarbeiten keine personenbezogenen Daten bei der Nutzung von Matomo.

    Grundsätzlich gilt für Cookies: Durch eine Änderung der Einstellungen in Ihrem Internetbrowser können Sie die Übertragung von Cookies deaktivieren oder einschränken. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden. Dies kann auch automatisiert erfolgen.

    Verschlüsselung der Website

    Die Website, und damit die Datenübermittlungen über diese sind nach dem SSL-Standard (https-Protokoll) verschlüsselt.

    C. Betroffenenrechte

    Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie „Betroffener“ und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber uns als Verantwortlichen zu:

    Recht auf Auskunft

    Sie haben das Recht, von uns unentgeltlich eine Bestätigung darüber zu erhalten, ob wir Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeiten. Ist dies der Fall, dann haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf weitere Informationen, die Sie Art. 15 DSGVO entnehmen können. Sie können sich hierfür per Post oder per E-Mail an uns wenden.

    Recht auf Berichtigung

    Sie haben das Recht, von uns unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Ebenso haben Sie das Recht – unter Berücksichtigung der oben genannten Zwecke der Verarbeitung – die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten – auch mittels einer ergänzenden Erklärung – zu verlangen. Sie können sich hierfür per Post oder per E-Mail an uns wenden.

    Recht auf Löschung

    Sie haben das Recht, die unverzügliche Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn eine der Voraussetzungen des Art. 17 DSGVO vorliegt. Sie können sich hierfür per Post oder per E-Mail an uns wenden.

    Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

    Sie haben das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO vorliegt. Sie können sich hierfür per Post oder per E-Mail an uns wenden.

    Recht auf Unterrichtung

    Haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung gegenüber dem Verantwortlichen geltend gemacht, ist dieser verpflichtet, allen Empfängern, denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden, diese Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden.

    Ihnen steht gegenüber dem Verantwortlichen das Recht zu, über diese Empfänger unterrichtet zu werden.

    Recht auf Datenübertragbarkeit

    Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und Sie haben das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns zu übermitteln, wenn die Voraussetzungen des Art. 20 DSGVO vorliegen. Sie können sich hierfür per Post oder per E-Mail an uns wenden.

    Widerspruchsrecht bei Verarbeitung wegen berechtigtem Interesse:

    Soweit wir ausnahmsweise personenbezogene Daten auf der Basis des Art. 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO verarbeiten (also wegen berechtigten Interessen), haben Sie das Recht jederzeit aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten bei uns Widerspruch einzulegen. Wenn wir keine zwingenden schutzwürdigen Gründe für die weitere Verarbeitung nachweisen können, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder aber, wenn wir die betreffenden Daten von Ihnen zum Zwecke der Direktwerbung verarbeiten, so werden wir Ihre Daten dann nicht mehr verarbeiten (vgl. Art. 21 DSGVO). Sie können sich hierfür per Post oder per E-Mail an uns wenden.

    Als Widerspruch in diese Sinne gilt auch ein technisches Verfahren, das Sie einsetzen, bspw. eine eindeutige technische Information die Ihr Webbrowser uns übermittelt („Do-Not-Track“-Mitteilung).

    Widerrufsrecht bei erteilter Einwilligung

    Sie haben das Recht, eine erteilte Einwilligung in die Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten mit Wirkung für die Zukunft jederzeit zu widerrufen. Sie können sich hierfür per Post oder per E-Mail an uns wenden. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird dadurch nicht berührt.

    Automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling

    Sie haben das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Es sei denn die Entscheidung ist für den Abschluss oder die Erfüllung eines Vertrags zwischen Ihnen und uns erforderlich, sie ist aufgrund von Rechtsvorschriften der Union oder der Mitgliedstaaten, denen wir unterliegen, zulässig und diese Rechtsvorschriften enthalten angemessene Maßnahmen zur Wahrung Ihrer Rechte und Freiheiten sowie Ihrer berechtigten Interessen oder die Entscheidung erfolgt mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung.

    Eine solche automatisierte Entscheidungsfindung findet durch uns nicht statt.

    Freiwilligkeit der Bereitstellung der Daten

    Ist die Bereitstellung der personenbezogenen Daten gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben, so weisen wir grundsätzlich bei der Erhebung der Daten darauf hin. Teilweise sind die von uns erhobenen Daten für einen Vertragsabschluss erforderlich, nämlich dann, wenn wir anderweitig unsere vertragliche Verpflichtung Ihnen gegenüber nicht oder nicht ausreichend erfüllen könnten. Es besteht für Sie keine Verpflichtung, die personenbezogenen Daten bereitzustellen. Jedoch kann die Nichtbereitstellung dazu führen, dass wir eine von Ihnen gewünschte Leistung, Handlung, Maßnahme o.ä., nicht durchführen oder anbieten können oder ein Vertragsschluss mit Ihnen nicht möglich ist.

    Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

    Sie haben jederzeit unbeschadet anderweitiger Rechte das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz, insbesondere in dem Mitgliedsstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt.

    Für uns ist zuständig: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Königstraße 10A, 70173 Stuttgart, Webseite: www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de

    Sie haben Fragen zu diesen Datenschutzhinweisen, den hier genannten Verarbeitungsvorgängen, oder zu Ihren Rechten als Betroffener?

    Interner Datenschutzbeauftragter

    Datenschutzbeauftragter der IN-Software GmbH
    Reutäckerstraße 15
    D-76307 Karlsbad

    Telefon 07248 4500-100
    E-Mail datenschutz@in-software.com

     

    Stand unserer Datenschutzhinweise: 06.04.2023

    Informationspflicht über die Datenverarbeitung für Interessenten, Neu- und Bestands-Kunden der IN-Software und deren IT-Dienstleister (nach Artt. 12, 13 Datenschutzgrundverordnung)

    Die persönliche Ansprache in diesem Informationstext betrifft die Ansprache von Neu- oder Bestandskunden der IN-Software GmbH, die über ein Verkaufsgespräch, eine proaktive Anfrage nach unseren Leistungen und Produkten oder ähnliche Maßnahmen bzw. über Schulungen, Anwendertreffen, Bestandskundenbetreuung oder unsere Hotline mit der IN-Software GmbH in Kontakt treten. Gemeint sind damit aber auch IT-Dienstleister, also externe Systemhäuser, die im Auftrag unserer Kunden zu den genannten Zwecken an uns herantreten.

    Verantwortlicher

    Verantwortlich im Sinne des Datenschutzrechts für die Erhebung und Nutzung personenbezogener Daten ist die

    IN-Software GmbH
    Reutäckerstraße 15
    D-76307 Karlsbad

    Tel.: 07248 4500-100
    Fax: 07248 4500-101
    E-Mail: info@in-software.com

    www.in-software.com

    Geschäftsführer: Gerd Pfeifle
    Handelsregister AG Mannheim, HRB 361278
    USt.-IdNr. DE143242553

    Datenschutzbeauftragter des Verantwortlichen

    Unseren Datenschutzbeauftragten können Sie wie folgt erreichen:

    IN-Software GmbH
    Reutäckerstraße 15
    D-76307 Karlsbad

    Tel: 07248 4500-100
    E-Mail: datenschutz@in-software.com

     

    Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten / Art und Zweck der Datenverarbeitung / Verwendung der Daten

    Datenverarbeitung bzgl. Interessenten und Neukunden zum Zwecke der Kontaktaufnahme, der Werbung und der Bestellung

    Wie erheben und verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Kontaktaufnahme als Interessent, um Ihnen unsere Produkte und Leistungen vorzustellen.

    Die Datenerhebung und Datenverarbeitung erfolgt dabei in der Regel durch ein Verkaufsgespräch vor Ort durch unseren Vertrieb/Außendienst, durch die Entgegennahme Ihrer Visitenkarte, die Abfrage Ihrer Daten zur Angebotserstellung, durch Ihre proaktive Ansprache an uns per E-Mail, Telefon oder andere Kommunikationsmittel und/oder durch das Ausfüllen eines Bestellformulars oder eine Kontaktformulars durch Sie.

    Datenverarbeitung bzgl. Bestandskunden zum Zwecke der Vertragserfüllung und der Kundenbindung

    Wir erheben und verarbeiten personenbezogene Daten unserer Kunden zum Zwecke der Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen, um den Kunden Zusatzmodule, Erweiterungen, Upgrades u.ä. zusätzlich zu den bereits bezogenen Leistungen anzubieten, sowie um für unsere Kunden Serviceangebote und Maßnahmen anbieten und durchführen zu können.

    Die Datenerhebung und Datenverarbeitung erfolgt dabei bspw. durch die Vertrags- und Auftragsabwicklung, durch Schulungen vor Ort, durch Seminare an ausgewählten Standorten, durch unser jährliches Anwendertreffen, durch unsere Bestandskundenbetreuung im Wege des Produktsupports durch unsere Hotline, durch Telefonschulungen, Veranstaltungen u.ä..

    Datenverarbeitung zum Zwecke der Statistik und Marktforschung

    Daneben verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Statistik und der Marktforschung für eigene Zwecke. Durch die Auswertung dieser Daten wollen wir Erkenntnisse gewinnen, die uns helfen uns und unserer Angebote weiter zu verbessern und relevant für Interessenten und Kunden zu halten.

    Datenverarbeitung zur Durchführung von Veranstaltungen

    Wir erheben und verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Durchführung unserer Veranstaltungen als Bestandskunde, Interessent oder sonstige Dritte. Die Datenerhebung und Datenverarbeitung erfolgt dabei durch das Ausfüllen des Anmeldeformulars durch Sie.

    Art und Weise der Datenverarbeitung

    Ihre Daten werden auf unseren internen IT-Systemen in einer Datenbank gespeichert, verarbeitet und verwaltet.

    Die Daten sind nach dem Stand der Technik vor dem Zugriff Unbefugter sowie vor Löschung, Zerstörung im Rahmen des Möglichen geschützt. Die Maßnahmen zum Schutz der Daten werden dabei regelmäßig evaluiert und dem Stand der Technik angepasst.

     

    Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

    Datenverarbeitung aufgrund Einwilligung (Artikel 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe a) DSGVO)

    Die Datenverarbeitung erfolgt hinsichtlich der IT-Dienstleister unserer Kunden aufgrund Einwilligung nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe a) DSGVO. Die Einwilligung liegt in der proaktiven Kontaktaufnahme uns gegenüber. Ohne diese Einwilligung können wir die Datenverarbeitung und die gewünschte Kontaktaufnahme nicht durchführen.

    Datenverarbeitung aufgrund Vertragserfüllung (Artikel 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe b) DSGVO)

    Die Datenverarbeitung der Daten von Interessenten oder unserer Kunden (Neu- und Bestandskunden) erfolgt nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe b) DSGVO.

    Die Verarbeitung der Daten ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei Sie sind oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Kontaktaufnahme, Angebotserstellung, Vertragsverhandlungen u.ä.) erforderlich, die auf Ihre Anfrage hin erfolgen.

    Datenverarbeitung wegen berechtigter Interessen (Artikel 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe f) DSGVO)

    Im Übrigen erfolgt die Datenverarbeitung aufgrund unseres berechtigten Interesses gemäß Artikel 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe f) DSGVO.

    Das betrifft die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der Auswertung zum Zwecke der Statistik und Marktforschung. Unser berechtigtes Interesse besteht konkret darin, dass die Erhebung und Verarbeitung der Daten unsere Werbe- und Marketinginteressen unterstützt. Im Übrigen besteht ein berechtigtes Interesse darin, die künftige Ausrichtung unserer Leistungen und Produkte im Hinblick auf die ausgewerteten Informationen unserer Interessenten und Kunden zu prüfen und ggf. zu verbessern. Ihre schutzwürdigen Interessen und Grundfreiheiten überwiegen nach unserer Abwägung hier nicht. Auf das besondere haben (vgl. den Hinweis am Ende dieser Informationen) weisen wir hin.

     

    Speicherdauer

    Bei Datenverarbeitung aufgrund Einwilligung

    Soweit wir die Daten aufgrund Ihrer Einwilligung verarbeiten, speichern wir diese so lange, bis Sie Ihre Einwilligung uns gegenüber widerrufen, was jederzeit formlos geschehen kann. Wir löschen die Daten unabhängig von Ihrem Widerruf dann, wenn der Zweck ihrer Erhebung weggefallen ist.

    Bei Datenverarbeitung zur Vertragserfüllung

    Die zur Vertragsanbahnung bzw. Vertragserfüllung von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden bis zum Ende der Vertragsverhandlungen bzw. bis zum Ablauf des Vertrages gespeichert.

    Wir speichern die Daten darüber hinaus so lange, bis keine Ansprüche mehr aus dem Vertrag geltend gemacht werden können, also bis zum Eintritt der Verjährung. Die allgemeine Verjährungsfrist nach § 195 BGB beträgt drei (3) Jahre. Bestimmte Ansprüche, wie beispielsweise Schadensersatzansprüche, verjähren jedoch erst in 30 Jahren (vgl. § 197 BGB). Besteht berechtigter Anlass anzunehmen, dass dies im Einzelfall relevant ist, speichern wir die personenbezogenen Daten über diesen Zeitraum. Die genannten Verjährungsfristen beginnen mit dem Ende des Jahres (also am 31.12.) in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger von den Anspruch begründenden Umständen und der Person des Schuldners Kenntnis erlangt oder ohne grobe Fahrlässigkeit erlangen müsste.

    Bei Datenverarbeitung wegen berechtigter Interessen
    Die auf Grundlage eines berechtigten Interesses erhobenen Daten speichern wir bis das berechtigte Interesse nicht mehr besteht, die Abwägung zu einem anderen Ergebnis kommt oder Sie nach Artikel 21 DSGVO wirksam Widerspruch eingelegt haben (vgl. den Hinweis zum besonderen Widerspruchsrecht am Ende dieser Informationen) und wir im Übrigen keine sonstige Berechtigung haben die Datenverarbeitung fortzuführen, was trotz eines solchen Widerspruchs möglich sein kann.

    Hinweis auf Aufbewahrungs- und Speicherpflichten
    Sind wir nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe c) DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten hinsichtlich bestimmter Daten zu einer längeren Speicherung verpflichtet, so speichern wir diese Daten für die Dauer der gesetzlichen Fristen.

     

    Weitergabe der Daten

    Eine Weitergabe der erhobenen Daten an externe Empfänger erfolgt nicht.

     

    Betroffenenrechte

    Sie haben das Recht:

    • gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO eine einmal erteilte Einwilligung jederzeit uns gegenüber zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen;
    • gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft Ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
    • gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
    • gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
    • gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
    • gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen und
    • gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unsere Firmensitzes wenden.

    Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine E-Mail an datenschutz@in-software.com.

     

    Besonderes Widerspruchsrecht

    Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe f) DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

    Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an: datenschutz@in-software.com

     

    Stand unserer Informationspflichten: 29.09.2020

    Informationspflicht über die Datenverarbeitung für Bewerber (nach Artt. 13, 14 und 21 Datenschutzgrundverordnung)

    Die persönliche Ansprache in diesem Informationstext betrifft die Ansprache von Bewerber (w/m/d) der IN-Software GmbH, die ihre Bewerbung über den Karrierebereich unserer Webseite verwenden oder uns ihre Bewerbungsunterlagen per E-Mail senden.

    Verantwortlicher

    Verantwortlich im Sinne des Datenschutzrechts für die Erhebung und Nutzung personenbezogener Daten ist die

    IN-Software GmbH
    Reutäckerstraße 15
    D-76307 Karlsbad

    Tel.: 07248 4500-100
    Fax: 07248 4500-101
    E-Mail: info@in-software.com

    www.in-software.com

    Geschäftsführer: Gerd Pfeifle
    Handelsregister AG Mannheim, HRB 361278
    USt.-IdNr. DE143242553

    Datenschutzbeauftragter des Verantwortlichen

    Unseren Datenschutzbeauftragten können Sie wie folgt erreichen:

    IN-Software GmbH
    Reutäckerstraße 15
    D-76307 Karlsbad

    Tel: 07248 4500-100
    E-Mail: datenschutz@in-software.com

    1 Zweck und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

    Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG-neu), soweit dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit uns erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 BDSG-neu sowie ggf. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Anbahnung oder Durchführung von Vertragsverhältnissen.

    Weiterhin können wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten, sofern dies zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) oder zur Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen gegen uns erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse ist beispielsweise eine Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Erteilen Sie uns eine ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit, mit Wirkung für die Zukunft, widerrufen werden (s. Ziffer 5 dieser Datenschutzinformation).

    Kommt es zu einem Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns, können wir gemäß Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 BDSG-neu die bereits von Ihnen erhaltenen personenbezogenen Daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses weiterverarbeiten, soweit dies für die Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Ausübung bzw. Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist.

    Kategorien personenbezogener Daten

    Wir verarbeiten nur solche Daten, die im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung stehen. Dies können allgemeine Daten zu Ihrer Person (Name, Anschrift, Kontaktdaten etc.), Angaben zu Ihrer beruflichen Qualifikation und Schulausbildung, Angaben zur beruflichen Weiterbildung sowie ggf. weitere Daten sein, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung übermitteln.

    Quellen der Daten

    Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen der Kontaktaufnahme bzw. Ihrer Bewerbung von Ihnen postalisch oder per E-Mail erhalten bzw. die Sie uns über unseren Karriere-Bereich übermitteln.

    Art und Weise der Datenverarbeitung

    Ihre Daten werden auf unseren internen IT-Systemen in einer Datenbank gespeichert, verarbeitet und verwaltet.

    Die Daten sind nach dem Stand der Technik vor dem Zugriff Unbefugter sowie vor Löschung, Zerstörung im Rahmen des Möglichen geschützt. Die Maßnahmen zum Schutz der Daten werden dabei regelmäßig evaluiert und dem Stand der Technik angepasst.

    2 Speicherdauer

    Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten solange dies für die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist. Ihre personenbezogenen Daten bzw. Bewerbungsunterlagen werden maximal sechs Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens (z. B. der Bekanntgabe der Absageentscheidung) gelöscht, sofern nicht eine längere Speicherung rechtlich erforderlich oder zulässig ist. Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten darüber hinaus nur, soweit dies gesetzlich oder im konkreten Fall zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen für die Dauer eines Rechtsstreits erforderlich ist.

    Für den Fall, dass Sie einer längeren Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten zugestimmt haben, speichern wir diese nach Maßgabe Ihrer Einwilligungserklärung.

    Kommt es im Anschluss an das Bewerbungsverfahren zu einem Beschäftigungsverhältnis, Ausbildungsverhältnis oder Praktikantenverhältnis, werden Ihre Daten, soweit erforderlich und zulässig, zunächst weiterhin gespeichert und anschließend in die Personalakte überführt.

    3 Weitergabe der Daten

    Eine Weitergabe der erhobenen Daten an externe Empfänger erfolgt nicht.

    4 Betroffenenrechte

    Sie haben das Recht:

    • gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO eine einmal erteilte Einwilligung jederzeit uns gegenüber zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen;
    • gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft Ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
    • gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
    • gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
    • gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
    • gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen und
    • gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unsere Firmensitzes wenden.

    Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine E-Mail an: datenschutz@in-software.com

    Erforderlichkeit der Bereitstellung personenbezogener Daten

    Die Bereitstellung personenbezogener Daten im Rahmen von Bewerbungsprozessen ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Sie sind somit nicht verpflichtet, Angaben zu Ihren personenbezogenen Daten zu machen. Bitte beachten Sie jedoch, dass diese für die Entscheidung über eine Bewerbung bzw. einen Vertragsabschluss in Bezug auf ein Beschäftigungsverhältnis mit uns erforderlich sind. Soweit Sie uns keine personenbezogenen Daten bereitstellen, können wir keine Entscheidung zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses treffen. Wir empfehlen, im Rahmen Ihrer Bewerbung nur solche personenbezogenen Daten anzugeben, die zur Durchführung der Bewerbung erforderlich sind.

    5 Besonderes Widerspruchsrecht

    Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe f) DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

    Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an: datenschutz@in-software.com

     

    Stand unserer Informationspflichten: 11.02.2021

    Datenschutzhinweise IN-Software APP

    Dieser Dienst (nachfolgend „App“) wird von IN-Software (nachfolgend „wir“ oder „uns“) als Verantwortlicher im Sinne des jeweils geltenden Datenschutzrechts zur Verfügung gestellt.

    Im Rahmen der App ermöglichen wir den Kunden der IN-Software ERP-Lösung IN-FORM, die einen laufenden Softwarepflege- und Dienstvertrag geschlossen haben – neben weiteren Funktionen, die nach und nach der App hinzugefügt werden – den Abruf und Darstellungen der in der IN-Software ERP-Lösung „IN-FORM“ gespeicherten Informationen.

    Bei der Nutzung der App werden von uns personenbezogene Daten verarbeitet. Unter personenbezogenen Daten sind sämtliche Informationen zu verstehen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Weil uns der Schutz Ihrer Privatsphäre bei der Nutzung der App wichtig ist, möchten wir Sie mit den nachfolgenden Angaben darüber informieren, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wenn Sie die App nutzen und wie wir mit diesen Daten umgehen. Darüber hinaus unterrichten wir Sie über die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten und, soweit die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich ist, auch über unsere berechtigten Interessen.

    Innerhalb der App können Sie diese Datenschutzerklärung jederzeit aufrufen: Einstellungen > Rechtliches > Datenschutz

    Sie interessieren sich für die IN-Software APP? Hier mehr erfahren!

     

    Übersicht/Inhaltsverzeichnis

    In unseren Datenschutzhinweisen finden Sie folgende Informationen:

    A. Unsere Kontaktdaten und Allgemeines zur Datenverarbeitung durch uns

    • Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen
    • Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten des Verantwortlichen
    • Allgemeines zu den Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten
    • Allgemeines zu Datenlöschung und Speicherdauer
    • Allgemeines zu den Quellen der personenbezogenen Daten
    • Allgemeines zu Kategorien, Zwecken und Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten
    • Allgemeines zu den Empfängern bzw. Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

    B. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten über unsere App

    • Informationen, die beim Download erhoben werden
    • Hosting, Server und Betrieb der App
    • Informationen, die automatisch mit der Nutzung erhoben werden
    • Erstellung eines Nutzeraccounts (Registrierung) und Anmeldung
    • Nutzung von Firebase Crashlytics
    • Datenverarbeitung im Offlinemodus
    • Verschlüsselung der Datenübermittlungen der App
    • Übermittlung personenbezogener Daten an ein Drittland (EU-/EWR-Ausland)

    C. Ihre Rechte als Betroffener

    • Recht auf Auskunft
    • Recht auf Berichtigung
    • Recht auf Löschung
    • Widerspruchsrecht bei Verarbeitung wegen berechtigten Interesses
    • Widerrufsrecht bei erteilter Einwilligung
    • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
    • Recht auf Unterrichtung
    • Recht auf Datenübertragbarkeit
    • Widerspruchsrecht bei Verarbeitung wegen berechtigtem Interesse
    • Widerrufsrecht bei erteilter Einwilligung
    • Automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling
    • Freiwilligkeit der Bereitstellung der Daten
    • Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
    • Änderungen dieser Datenschutzhinweise

    A. Unsere Kontaktdaten und allgemeine Informationen zur Datenverarbeitung durch uns

    Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen:

    Verantwortlich im Sinne des Datenschutzrechts für die Erhebung und Nutzung personenbezogener Daten ist die

    IN-Software GmbH
    Reutäckerstraße 15
    D-76307 Karlsbad

    Telefon 07248 4500-100
    Telefax 07248 4500-101
    info@in-software.com

    www.in-software.com

    Geschäftsführer: Gerd Pfeifle
    Handelsregister AG Mannheim
    HRB 361278
    USt.-IdNr. DE143242553

    Weitere Informationen zu unserer Firma können Sie dem Impressum entnehmen.

    Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten des Verantwortlichen:

    Datenschutzbeauftragter der IN-Software GmbH
    Reutäckerstraße 15
    D-76307 Karlsbad
    Tel: 07248 4500-100
    E-Mail: datenschutz@in-software.com

    Allgemeines zu den Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten

    Ganz allgemein gilt für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns folgendes:

    • Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten Ihre Einwilligung einholen, dient Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a) EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten.
    • Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b) DSGVO als Rechtsgrundlage. Das gilt auch schon, wenn die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist.
    • Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der wir unterliegen, dient Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c) DSGVO als Rechtsgrundlage.
    • Für den Fall, dass Ihre lebenswichtigen Interessen oder die einer anderen natürlichen Person eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich machen, dient Art. 6 Abs. 1 Buchstabe d) DSGVO als Rechtsgrundlage.
    • Ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses von uns oder eines Dritten erforderlich und überwiegen Ihre Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten dieses Interesse nicht, dient Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f) DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

    Allgemeines zu Datenlöschung und Speicherdauer

    Die personenbezogenen Daten werden von uns allgemein dann gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus dann erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen wir als Verantwortlicher unterliegen, vorgesehen wurde. Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten aus anderen Rechtsgrundlagen heraus, bspw. für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung, besteht.

    Konkret bedeutet das:

    Verarbeiten wir die personenbezogenen Daten aufgrund einer Einwilligung zur Datenverarbeitung (Art. 6 Absatz 1 Buchstabe a) DSGVO), endet die Verarbeitung mit Ihrem Widerruf, es sei denn es existiert ein weiterer Rechtsgrund zur Verarbeitung der Daten, was dann der Fall ist, wenn wir zum Zeitpunkt des Widerrufs noch berechtigt sind Ihre Daten zum Zwecke der Vertragserfüllung zu verarbeiten oder, wenn die Datenverarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich ist (vgl. hierzu jeweils unten).

    Verarbeiten wir die Daten ausnahmsweise aufgrund unserer berechtigten Interessen (Art. 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO) im Rahmen einer zuvor vorgenommenen Abwägung, so speichern wir diese, bis das berechtigte Interesse nicht mehr besteht, die Abwägung zu einem anderen Ergebnis kommt oder Sie nach Art. 21 DSGVO wirksam Widerspruch eingelegt haben (vgl. hierzu den „Hinweis auf besonderes Widerspruchsrecht“ unten unter C.).

    Verarbeiten wir die Daten zur Vertragserfüllung, dann speichern wir die Daten so lange, bis der Vertrag endgültig erfüllt und abgewickelt ist und keine Ansprüche mehr aus dem Vertrag geltend gemacht werden können, also bis zum Eintritt der Verjährung. Die allgemeine Verjährungsfrist nach § 195 BGB beträgt drei (3) Jahre. Bestimmte Ansprüche, wie beispielsweise Schadensersatzansprüche, verjähren jedoch erst in 30 Jahren (vgl. § 197 BGB). Besteht berechtigter Anlass anzunehmen, dass dies im Einzelfall relevant ist, so speichern wir die personenbezogenen Daten über diesen Zeitraum. Die genannten Verjährungsfristen beginnen mit dem Ende des Jahres (also am 31.12.) in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger von den den Anspruch begründenden Umständen und der Person des Schuldners Kenntnis erlangt oder ohne grobe Fahrlässigkeit erlangen müsste.

    Wir weisen darauf hin, dass wir daneben auch gesetzlichen Aufbewahrungspflichten aus steuerlichen und buchhalterischen Gründen unterliegen. Diese verpflichten uns als Nachweis für unsere Buchführung bestimmte Daten, zu denen auch personenbezogene Daten gehören können, über einen Zeitraum von sechs (6) bis zu zehn (10) Jahren aufzubewahren. Diese Aufbewahrungsfristen gehen den oben genannten Löschungspflichten vor. Auch die Aufbewahrungsfristen beginnen jeweils mit Schluss des betreffenden Jahres, also am 31.12.
    Die Rechtsgrundlage für die Speicherung aufgrund gesetzlicher Verpflichtung ist Art. 6 Absatz 1 Buchstabe c) DSGVO.

    Allgemeines zu den Quelle der personenbezogenen Daten

    Die von uns durch Nutzung der App verarbeiteten personenbezogenen Daten stammen in erster Linie von den betroffenen Personen selbst, indem diese als Nutzer der App über ihr Endgerät Informationen, wie beispielsweise die IP-Adresse oder Geräteinformationen (bspw. die interne Geräte-ID, Version des Betriebssystems, Zeitpunkt des Zugriffs) an uns übermitteln.

    Ausnahmsweise können die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten auch von Dritten stammen, beispielsweise dann, wenn eine Person innerhalb der App im Namen eines Dritten handelt.

    Allgemeines zu Kategorien, Zweck und Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten

    Wir verarbeiten folgende Kategorien personenbezogener Daten:

    • Nutzer der App
    • Kunden

    Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu den folgenden Zwecken und auf Basis der folgenden Rechtsgrundlagen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO):

    Nutzer unserer App sind jeweils bereits Kunden unserer ERP-Lösung „IN-FORM“, so dass wir die personenbezogenen Daten (Stammdaten, Vertragsdaten) bereits auf vertraglicher Grundlage verarbeiten. Die Daten unserer Kunden verarbeiten wir bereits zum Zwecke der Vertragsabwicklung gemäß Art. 6 Absatz 1 Buchstabe b) DSGVO. Die durch Nutzung der App zusätzlich erhobenen Daten von Nutzern werden, soweit möglich, von uns nicht-personenbezogen erhoben und verarbeitet. Die IP-Adresse wird ausschließlich anonymisiert verarbeitet. Sofern ausnahmsweise doch personenbezogene Daten betroffen sind, verarbeiten wir diese zur Erfüllung des zwischen uns und dem Kunden geschlossenen Vertrag (Art. 6 Absatz 1 Buchstabe b) DSGVO) oder zur Wahrung unserer berechtigten Interessen auf Basis des Art. 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO. Unsere berechtigten Interessen sind hierbei unser Interesse an der Sicherheit und Integrität der App und der Daten auf unserem Webserver (insbesondere Störungs- und Fehlererkennung, sowie Verfolgung von unberechtigten Zugriffen), sowie Interessen im Bereich Marketing und zur statistischen Erhebung (Nutzungsweise und Nutzungsumfang der App zur Verbesserung der App und unserer Leistungen und Angebote). Im Rahmen einer Abwägung sind wir zu dem Ergebnis gelangt, dass die Datenverarbeitung zur Wahrung der genannten berechtigten Interessen erforderlich ist und Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten, die den Schutz der personenbezogenen Daten erfordern, nicht überwiegen.

    Allgemeines zu den Empfängern bzw. Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

    Ihre personenbezogenen Daten werden an Dritte nur dann weitergegeben oder sonst übermittelt, wenn dies zum Zwecke der Vertragsabwicklung oder zu Abrechnungszwecken erforderlich ist, ein berechtigtes Interesse an der Weitergabe/Übermittlung besteht und Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten nicht überwiegen oder Sie zuvor wirksam eingewilligt haben.

    Kategorien von Empfängern können sein: Dienstleister, Lieferanten, Subunternehmer, die uns bei der Erstellung, Pflege, Wartung und dem Betrieb der App unterstützen.

     

    B. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten durch und über die App

    Wir erheben und verwenden personenbezogene Daten der Nutzer im Rahmen der Nutzung unserer App grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen App sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten unserer Nutzer erfolgt in der Regel nur nach Einwilligung des Nutzers. Eine Ausnahme gilt in solchen Fällen, in denen eine vorherige Einholung einer Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist und/oder die Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.

    Informationen, die beim Download erhoben werden

    Beim Download der App werden bestimmte erforderliche Informationen an den von Ihnen ausgewählten App Store (z.B. Google Play oder Apple App Store) übermittelt, insbesondere können dabei der Nutzername, die E-Mail-Adresse, die Kundennummer Ihres Accounts, der Zeitpunkt des Downloads, Zahlungsinformationen sowie die individuelle Gerätekennziffer verarbeitet werden. Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt ausschließlich durch den jeweiligen App Store und liegt außerhalb unseres Einflussbereiches.

    Hosting, Server und Betrieb der App

    Gehostet wird der IN-Software PROXY Server (Core-Server, der die Kommunikation zwischen Ihrer IN-FORM Installation und der IN-Software APP herstellt) bei AWS (Amazon Web Services). Wir nutzen dazu ausschließlich die Rechenzentren der Region EU-Central (Frankfurt). Die Daten verlassen somit die EU bzw. den EWR nicht.
    Mit diesem Anbieter haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der die Vereinbarung der EU-Standardvertragsklauseln beinhaltet.

    Betrieben wird die Infrastruktur von der Firma IN-Software Polska mit Sitz in Polen, also innerhalb der EU. Die IN-Software Polska hat ebenfalls einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit uns geschlossen.

    Die Datenhaltung (Speicherung der Daten, bspw. der Bewegungsdaten) findet ausschließlich auf dem Kundensystem statt. Wie und wo der Kundenserver betrieben wird, entscheiden Sie als Kunde selbst. Es gibt sowohl lokale Installationen als auch Cloud-Umgebungen in einem nativen Windows Betriebssystem, für die Sie sich entscheiden können.

    Informationen, die automatisch mit der Nutzung erhoben werden

    Im Rahmen der Nutzung der App erheben wir bestimmte Daten automatisch, die für die Nutzung der App erforderlich sind. Diese werden in den Logfiles des Servers gespeichert.

    Hierzu gehören:

    • Die interne Geräte-ID,
    • Datum und Uhrzeit des Zugriffs auf die App,
    • Datum und Uhrzeit des Downloads von App-Inhalten (zu statistischen Zwecken),
    • Abgerufene Datei(en),
    • Menge der abgerufenen/gesendeten Daten,
    • Betriebssystem, Betriebssystem-Version

    Diese Daten werden automatisch an uns übermittelt, aber nicht gespeichert. Sie werden getrennt von anderen Daten verarbeitet. Eine Verarbeitung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Nutzers findet nicht statt.

    Der Proxy-Server von AWS speichert im Übrigen keine Daten, sondern dient nur der Datenübertragung. Er speichert die Daten nur so kurz wie nötig im Speicher. Allerdings sendet der Proxy-Server Protokolle an den AWS-Dienst CloudWatch, wenn etwas fehlgeschlagen ist. In diesen Daten werden das System, die Proxy-Version, die App-Version, die IN-FORM-Version, das Datum, die Größe der Daten sowie die Daten, die das Problem verursacht haben, gespeichert.

    Zwecke der Datenverarbeitung: Die vorübergehende Verarbeitung der Daten durch das System ist notwendig, um Ihnen den Dienst und die damit verbundenen Funktionen zur Verfügung zu stellen, um die Funktionen und Leistungsmerkmale der App zu verbessern und Missbrauch sowie Fehlfunktionen vorzubeugen und zu beseitigen. Hierfür muss die IP-Adresse des Nutzers für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben.

    Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der App sicherzustellen. Zudem dienen uns die Daten zur Optimierung unseres Angebots und der App und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme. Eine Auswertung der Daten zu Marketingzwecken oder statistischen Zwecken findet in diesem Zusammenhang nicht statt.

    Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung: Diese Datenverarbeitung ist dadurch gerechtfertigt, dass (1) die Verarbeitung für die Erfüllung des Vertrags zwischen Ihnen als Betroffener und uns gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b) DSGVO zur Nutzung der App erforderlich ist, oder (2) wir ein berechtigtes Interesse daran haben, die Funktionsfähigkeit und den fehlerfreien Betrieb der App zu gewährleisten und einen markt- und interessengerechten Dienst anbieten zu können, das hier Ihre Rechte und Interessen am Schutz Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f) DSGVO überwiegt.

    Dauer der Speicherung: Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung der App ist dies der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist. Im Falle der Speicherung der Daten in Logfiles ist dies nach spätestens 24 Stunden der Fall. Eine darüberhinausgehende Speicherung ist möglich. In diesem Fall werden die IP-Adressen der Nutzer gelöscht oder verfremdet, sodass eine Zuordnung des aufrufenden Endgeräts nicht mehr möglich ist.

    Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit: Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung der App und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den Betrieb der App zwingend erforderlich. Es besteht folglich seitens des Nutzers hier keine Widerspruchsmöglichkeit.

    Erstellung eines Nutzeraccounts (Registrierung) und Anmeldung

    Die Nutzung der App ist grundsätzlich Kunden vorbehalten, die unsere IN-FORM Software nutzen und einen laufenden Softwarepflege- und Dienstvertrag mit uns abgeschlossen haben.

    Wenn Sie sich anmelden, verwenden wir Ihre IN-FORM Zugangsdaten (Lizenznummer, Benutzername und Passwort des IN-FORM Software Benutzers), um Ihnen den Zugang zu Ihrem Nutzeraccount zu gewähren und diesen zu verwalten. Die Einrichtung eines neuen mobilen Endgerätes ist mit einem zusätzlichen Authentifizierungsverfahren abgesichert. Anschließend besteht eine sichere Verbindung zwischen Ihrem mobilen Endgerät und Ihrer IN-FORM Installation. Sie können sich auch als Gast anmelden, wenn Sie die App testen möchten. Die Angabe von personenbezogenen Daten ist dafür nicht erforderlich. Die Anmeldung als Gast erlaubt lediglich einen Überblick über die Funktionen der App. In der App sind für diesen Zweck Demodaten hinterlegt. Bei diesen Daten handelt es sich um frei erfundene, nicht bestimmte Personen zuzuordnende Daten.

    Zwecke der Datenverarbeitung: Die Pflichtangaben verwenden wir, um Sie beim Login zu authentifizieren und Anfragen zur Rücksetzung Ihres Passwortes nachzugehen. Die von Ihnen im Rahmen der Registrierung oder einer Anmeldung eingegebenen Daten werden von uns verarbeitet und verwendet, (1) um Ihre Berechtigung zur Verwaltung des Nutzeraccounts zu verifizieren; (2) die Nutzungsbedingungen der App sowie alle damit verbundenen Rechte und Pflichten durchzusetzen und (3) mit Ihnen in Kontakt zu treten, um Ihnen technische oder rechtliche Hinweise, Updates, Sicherheitsmeldungen oder andere Nachrichten, die etwa die Verwaltung des Nutzeraccounts betreffen, senden zu können.

    Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung: Diese Datenverarbeitung ist dadurch gerechtfertigt, dass (1) die Verarbeitung für die Erfüllung des Vertrags zwischen Ihnen als Betroffener und uns gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b) DSGVO zur Nutzung der App erforderlich ist bzw. bei einer Gastanmeldung wir in einem entsprechenden vorvertraglichen Stadium sind, oder (2) wir ein berechtigtes Interesse daran haben, die Funktionsfähigkeit und den fehlerfreien Betrieb der App zu gewährleisten, das hier Ihre Rechte und Interessen am Schutz Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f) DSGVO überwiegt.

    Dauer der Speicherung: Die Zugangsdaten werden von uns verschlüsselt gespeichert, und zwar so lange, wie Sie berechtigt sind den Zugang zur App zu nutzen. Die Speicherung der Zugangsdaten wird mithin beendet durch Wirksamkeit einer Kündigung von Ihnen oder uns zur Nutzung der App.

    Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit: Die Speicherung und Verarbeitung der Zugangsdaten ist zwingend erforderlich, um Ihnen die Nutzung der App zu ermöglichen. Daher können Sie diese Art der Datenverarbeitung nur durch Beendigung/Kündigung des Nutzungsvertrages hinsichtlich der App beenden.

    Nutzung von Firebase Crashlytics

    Wir nutzen den Dienst Firebase Crashlytics von Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland bzw. wenn Sie nicht in der EU ansässig sind, von Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043-1351, USA zur schnellen Auffindbarkeit von Problemen mit der Funktionsfähigkeit der App. Um die Stabilität und Zuverlässigkeit unserer App verbessern zu können, sind wir auf anonymisierte Absturzberichte angewiesen.

    Firebase ist Teil der Google Cloud Platform und bietet diverse Dienste für App-Entwickler an.

    Bei einigen Firebase Diensten werden personenbezogene Daten verarbeitet. Das ist bei dem von uns genutzten Dienst Crashlytics aber grundsätzlich nicht der Fall. Im Falle eines Absturzes werden anonyme Informationen an die Server von Google in die USA übertragen (Zustand der App zum Zeitpunkt des Absturzes, Installation UUID, Crash-Trace, Hersteller und Betriebssystem des Handys, letzte Log-Meldungen). Diese Informationen enthalten keine personenbezogenen Daten.

    Wenn, dann beschränken sich die verwendeten personenbezogenen Daten auf sogenannte Instanz-IDs, die mit einem Zeitstempel versehen sind. Die Instanz-IDs, die von Firebase erstellt werden, werden nur einmalig verwendet und ermöglichen daher die Zuordnung zu bestimmten Ereignissen oder Prozessen. Die dabei erhobenen Daten sind keine personenbezogenen Daten und wir ergreifen auch keine Maßnahmen, um diese nachträglich zu personalisieren. Die erhobenen Daten nutzen wir, zur Auswertung von Absturzberichten.

    Firebase nutzt diese Daten in unserem Auftrag zu den unten genannten Zwecken. Einen entsprechenden Auftragsverarbeitungsvertrag haben wir geschlossen. Darin sichert uns Google zu, die Vorgaben der EU-Datenschutzgrundverordnung einzuhalten. Außerdem haben wir mit Google die EU-Standardvertragsklauseln vereinbart, in welchen uns Google ein ausreichendes Datenschutzniveau verspricht. Ausreichende Garantien für die Sicherheit der Daten sind daher nach unserem Dafürhalten gegeben. Die Datenschutzerklärung und weitere Hinweise und Informationen von Google zur Datenverarbeitung können Sie hier einsehen: https://policies.google.com/privacy

    Zwecke der Datenverarbeitung: Die personenbezogenen Daten nutzen wir, um Absturzmeldungen schnell und zuverlässig prüfen und die Ursachen beseitigen zu können. Zweck der Datenverarbeitung ist es also, dass wir die Nutzung der App dadurch möglichst fehlerfrei und ohne technische Probleme ermöglichen wollen.

    Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung: Absturzberichte werden nur mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung versendet. Rechtsgrundlage für die Datenübermittlung ist daher Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchstabe a) DSGVO.

    Bei der Verwendung von iOS-Apps können Sie die Zustimmung in den Einstellungen der App oder nach einem Absturz erteilen. Bei Android-Apps besteht bei der Einrichtung des mobilen Endgeräts die Möglichkeit, generell der Übermittlung von Absturzbenachrichtigungen an Google und App-Entwickler zuzustimmen.

    Die Einwilligung erstreckt sich dabei auch auf den erforderlichen Datentransfer in die USA. Die USA werden vom Europäischen Gerichtshof als ein Land mit einem nach EU-Standards unzureichendem Datenschutzniveau eingeschätzt. Es besteht insbesondere das Risiko, dass Ihre Daten durch US-Behörden, zu Kontroll- und zu Überwachungszwecken, möglicherweise ohne Rechtsbehelfsmöglichkeiten, verarbeitet werden können. Wenn Sie keine Einwilligung erteilen, findet auch keine Datenverarbeitung durch Google statt.

    Dauer der Speicherung: Die so gespeicherten Daten werden spätestens dann gelöscht, wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen, also uns gegenüber zum Ausdruck bringen, dass Sie die Datenverarbeitung nicht mehr möchten, was jederzeit möglich ist.

    Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit: Bitte beachten Sie, dass der Widerruf und damit einhergehenden Änderungen nur für die Zukunft gelten.

    Datenverarbeitung im Offlinemodus

    Die App hat eine Funktion, die es ermöglicht, Daten auf dem mobilen Endgerät des Nutzers herunterzuladen und diese somit ohne Internetverbindung zu bearbeiten. Dabei können Kundendienstberichte und Artikeldaten heruntergeladen werden. Die Kundendienstberichte weisen dabei in der Regel personenbezogene Daten auf.

    Zwecke der Datenverarbeitung: Die Datenverarbeitung auf dem Endgerät des Nutzers erfolgt, um diesem zu ermöglichen, bestimmte Dateien, insbesondere Kundendienstberichte auch in einer Umgebung verfassen zu können, in welcher kein Internetzugang zur Verfügung steht. Dadurch soll beispielsweise einem Monteur ermöglicht werden, auch in einem Keller mit der App seinen Kundendienstbericht zu erfassen.

    Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung: Der Offlinemodus und das damit verbundene Speichern von Daten auf dem Endgerät des Nutzers bedarf einer aktiven Handlung des Nutzers in der App. Diese Handlung stellt eine Einwilligung nach § 25 Absatz 1 TTDSG zur Speicherung der jeweiligen Datei im Endgerät des Nutzers dar. Die weitere Datenverarbeitung auf dem Endgerät des Nutzers selbst sowie die Synchronisierung bei Wiedererlangung einer Internetverbindung und das damit verbundene Hochladen der Daten über unseren Proxyserver an die IN-FORM Installation unseres Kunden erfolgt ebenso aufgrund einer Einwilligung des Nutzers. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist daher Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchstabe a) DSGVO. Im Hinblick auf in dem Kundendienstbericht enthaltenen personenbezogene Daten des Kunden des Nutzers ist im Verhältnis des Nutzers zu seinem Kunden die Rechtsgrundlage der Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchstabe b) DSGVO) gegeben.

    Dauer der Speicherung: Die Datenspeicherung auf dem Endgerät des Nutzers erfolgt lediglich so lange, wie keine Internetverbindung besteht. Sobald eine Internetverbindung wiederhergestellt wird, werden die im Offlinemodus bearbeiteten Daten über unseren Proxyserver an die IN-FORM Installation gesendet und vom Endgerät des Nutzers entfernt.

    Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit: Der Nutzer kann das Herunterladen von Daten auf sein Endgerät durch Verzicht auf die Nutzung des Offlinemodus verhindern. Der Nutzer kann auch jederzeit durch Wiederherstellung einer Internetverbindung die Synchronisation mit dem Proxyserver auslösen und die weitere Datenverarbeitung auf seinem Endgerät beenden.

    Verschlüsselung der Datenübermittlungen der App

    Die App und damit die Datenübermittlungen über diese sind nach dem SSL-Standard (HTTPS-Protokoll) verschlüsselt.

    Übermittlung personenbezogener Daten an ein Drittland (EU-/EWR-Ausland)

    Es ist möglich, dass personenbezogenen Daten in ein Land außerhalb der Europäischen Union (EU) bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) transferiert werden (“Drittlandtransfer”). Wenn dies erfolgt oder die Möglichkeit dafür besteht, dann weisen wir in der Beschreibung des jeweiligen Tools, Plugins oder der genutzten Technologie im Rahmen unserer Datenschutzinformationen jeweils darauf hin. Dies tun wir unter anderem durch Darstellung des Sitzes des Anbieters (bspw. “USA”), sowie in der Regel durch weitere Ausführungen zu den möglicherweise erfolgenden Datentransfers in sogenannte Drittländer.

    Wir weisen darauf hin, dass wir bei jedem Drittlandtransfer vorab geprüft haben, ob eine taugliche Rechtsgrundlage dafür besteht. Die Rechtsgrundlagen ergeben sich aus den Artikeln 44 - 50 DSGVO. Wenn es keinen EU-Beschluss über ein angemessenes Datenschutzniveau in dem Empfängerland gibt, haben wir regelmäßig mit dem Datenempfänger die EU-Standard-Datenschutzklauseln vereinbart. Der Datenempfänger verpflichtet sich darin weitreichende Maßnahmen zum Schutz der Daten zu treffen, so dass das Datenschutzniveau als angemessen anzusehen ist.

    Es kann daneben auch sein, dass ein Datenempfänger von der zuständigen Datenschutzbehörde genehmigte unternehmenseigene Datenschutzregeln, hat (sogenannte Binding Corporate Rules, BCR). Wenn dem so ist, können wir den Datentransfer auch auf Basis dieser BCR abwickeln.

    Bei Datentransfers in die USA haben wir versucht durch weitergehende Vereinbarungen den Schutz der Daten zu gewährleisten.

    Sie können alle Dokumente zur Herbeiführung ausreichender Garantien zum Datentransfer in ein Drittland, die wir mit dem jeweiligen Datenempfänger vereinbart haben, bei uns unter den angegebenen Kontaktmöglichkeiten jederzeit erfragen.

     

    C. Betroffenenerechte

    Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie „Betroffener“ und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber uns als Verantwortlichen zu:

    Recht auf Auskunft

    Sie haben das Recht, von uns unentgeltlich eine Bestätigung darüber zu erhalten, ob wir Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeiten. Ist dies der Fall, dann haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf weitere Informationen, die Sie Art. 15 DSGVO entnehmen können. Sie können sich hierfür per Post oder per E-Mail an uns wenden.

    Recht auf Berichtigung

    Sie haben das Recht, von uns unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Ebenso haben Sie das Recht – unter Berücksichtigung der oben genannten Zwecke der Verarbeitung – die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten – auch mittels einer ergänzenden Erklärung – zu verlangen. Sie können sich hierfür per Post oder per E-Mail an uns wenden.

    Recht auf Löschung

    Sie haben das Recht, die unverzügliche Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn eine der Voraussetzungen des Art. 17 DSGVO vorliegt. Sie können sich hierfür per Post oder per E-Mail an uns wenden.

    Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

    Sie haben das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO vorliegt. Sie können sich hierfür per Post oder per E-Mail an uns wenden.

    Recht auf Unterrichtung

    Haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung gegenüber dem Verantwortlichen geltend gemacht, ist dieser verpflichtet, allen Empfängern, denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden, diese Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden.

    Ihnen steht gegenüber dem Verantwortlichen das Recht zu, über diese Empfänger unterrichtet zu werden.

    Recht auf Datenübertragbarkeit

    Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und Sie haben das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns zu übermitteln, wenn die Voraussetzungen des Art. 20 DSGVO vorliegen. Sie können sich hierfür per Post oder per E-Mail an uns wenden.

    Widerspruchsrecht bei Verarbeitung wegen berechtigtem Interesse
    Soweit wir ausnahmsweise personenbezogene Daten auf der Basis des Art. 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO verarbeiten (also wegen berechtigten Interessen), haben Sie das Recht jederzeit aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten bei uns Widerspruch einzulegen. Wenn wir keine zwingenden schutzwürdigen Gründe für die weitere Verarbeitung nachweisen können, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder aber, wenn wir die betreffenden Daten von Ihnen zum Zwecke der Direktwerbung verarbeiten, so werden wir Ihre Daten dann nicht mehr verarbeiten (vgl. Art. 21 DSGVO). Sie können sich hierfür per Post oder per E-Mail an uns wenden.

    Widerrufsrecht bei erteilter Einwilligung

    Sie haben das Recht, eine erteilte Einwilligung in die Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten mit Wirkung für die Zukunft jederzeit zu widerrufen. Sie können sich hierfür per Post oder per E-Mail an uns wenden. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird dadurch nicht berührt.

    Automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling

    Sie haben das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Es sei denn die Entscheidung ist für den Abschluss oder die Erfüllung eines Vertrags zwischen Ihnen und uns erforderlich, sie ist aufgrund von Rechtsvorschriften der Union oder der Mitgliedstaaten, denen wir unterliegen, zulässig und diese Rechtsvorschriften enthalten angemessene Maßnahmen zur Wahrung Ihrer Rechte und Freiheiten sowie Ihrer berechtigten Interessen oder die Entscheidung erfolgt mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung.

    Eine solche automatisierte Entscheidungsfindung findet durch uns nicht statt.

    Freiwilligkeit der Bereitstellung der Daten

    Ist die Bereitstellung der personenbezogenen Daten gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben, so weisen wir grundsätzlich bei der Erhebung der Daten darauf hin. Teilweise sind die von uns erhobenen Daten für einen Vertragsabschluss erforderlich, nämlich dann, wenn wir anderweitig unsere vertragliche Verpflichtung Ihnen gegenüber nicht oder nicht ausreichend erfüllen könnten. Es besteht für Sie keine Verpflichtung die personenbezogenen Daten bereitzustellen. Jedoch kann die Nichtbereitstellung dazu führen, dass wir eine von Ihnen gewünschte Leistung, Handlung, Maßnahme o.ä., nicht durchführen oder anbieten können oder ein Vertragsschluss mit Ihnen nicht möglich ist.

    Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

    Sie haben jederzeit unbeschadet anderweitiger Rechte das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz, insbesondere in dem Mitgliedsstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt.

    Für uns ist zuständig: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Königstraße 10A, 70173 Stuttgart, Webseite: www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de.

    Sie haben Fragen zu diesen Datenschutzhinweisen, den hier genannten Verarbeitungsvorgängen, oder zu Ihren Rechten als Betroffener?

    Interner Datenschutzbeauftragter
    IN-Software GmbH
    Reutäckerstraße 15
    D-76307 Karlsbad

    Fon +49(0)7248/4500 100
    E-Mail datenschutz@in-software.com

    Änderungen dieser Datenschutzhinweise

    Wir halten diese Datenschutzhinweise immer auf dem neuesten Stand. Die aktuelle Fassung der Datenschutzhinweise ist stets innerhalb der App abrufbar.

    Stand unserer Datenschutzhinweise: 23.08.2021