Wie erstelle und empfange ich E-Rechnungen?

Ab dem 1. Januar 2025 tritt in Deutschland für B2B-Beziehungen (Business to Business) die im Wachstumschancengesetz vorgesehene grundlegende Verpflichtung zum Erstellen und Empfangen von elektronischen Rechnungen in Kraft.

Mit IN-FORM sind Sie bestens aufgestellt, egal ob Sie IN-FORM EnterPrice, PROfessional oder FLEX nutzen! Informieren Sie sich über die wichtigsten Details:

Fragen und Antworten

Rechnungen an Firmen müssen ab dem 1. Januar 2025 in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden. Zudem sind Firmen dazu verpflichtet, vom Rechnungsaussteller zugestellte E-Rechnungen ab diesem Datum entgegenzunehmen.

Ausgenommen von der E-Rechnungspflicht bleiben Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro oder Rechnungen für steuerbefreite Lieferungen und Leistungen nach UStG §4 Nr. 8-29.

Wegen des hohen Umsetzungsaufwands hat der Gesetzgeber Übergangsregelungen vorgesehen: Bis Ende 2026 dürfen mit Zustimmung des Rechnungsempfängers weiterhin Rechnungen in anderen Formaten gestellt werden (z. B. in Papierform). Bis Ende 2027 gilt die Übergangsregelung nur noch für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz (2026) von maximal 800.000 Euro. Ab dem 1. Januar 2028 sollen die neuen Anforderungen für E-Rechnungen für alle Unternehmen verbindlich werden.

Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (UStG §14).

Unter einem strukturierten elektronischen Format versteht man eine Datei, die automatisiert maschinell auslesbar ist und deren Daten an ein fest vorgegebenes Format gebunden sind. Hierfür wird zunehmend das hybride ZUGFeRD-Format (Kombination aus PDF-Belegbild und maschinenlesbarer XML-Datei) bevorzugt. Für öffentliche Auftraggeber kommt zudem die XRechnung (ausschließlich maschinenlesbare XML-Datei) zum Einsatz.

Als unstrukturiertes Datenformat gelten eingescannte Papierrechnungen oder Rechnungen, die auf herkömmliche Weise elektronisch erstellt und verschickt wurden (reine PDF-Dateien).

Bereits seit IN-FORM 2019 können Sie Ausgangsrechnungen in der ZUGFeRD-Version 1.0 erstellen. Sie benötigen KEIN zusätzliches Modul, nur das Basispaket.

Für die Qualifikation als E-Rechnung ist die ZUGFeRD-Version 2.0.1 oder höher erforderlich. Ab der IN-FORM Version 2024.50 ist auch das Erstellen von Ausgangsrechnungen mit der ZUGFeRD-Version 2.2 möglich.

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Um eine E-Rechnung in IN-FORM zu erstellen, wählen Sie beim Drucken der Rechnung den Drucker "IN-Software PDF". Ab der Version 2024.50 wird so automatisch eine E-Rechnung im erforderlichen ZUGFeRD-Format erzeugt.

Um eine E-Rechnung zu empfangen, benötigen Sie lediglich ein Postfach in einem beliebigen E-Mail Programm, an das der Rechnungssteller seine E-Rechnung versenden kann.

Außerdem bietet IN-FORM zusätzliche Möglichkeiten zum Erstellen und Empfangen elektronischer Rechnungen:

Wie Sie Rechnungen im ZUGFeRD-Format erstellen und importieren, lesen Sie in unserer Anleitung nach:

Anleitung zum elektronischen Rechnungsformat ZUGFeRD

Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht auf den ersten Blick wie eine einfache PDF-Datei aus. In das PDF-Belegbild ist zusätzlich eine maschinenlesbare XML-Datei mit den Rechnungsdaten integriert.

Diese XML-Datei können Sie ansehen und überprüfen, indem Sie die PDF-Datei in einem dafür geeigneten Programm (z. B. Adobe Acrobat Reader) öffnen und in der Menüleiste auf das Büroklammer-Symbol klicken. Daraufhin wird die angehängte XML-Datei angezeigt und kann geöffnet werden. Bei mit IN-FORM erzeugten ZUGFeRD-Rechnungen lautet der Name der XML-Datei "factur-x.xml" (ab ZUGFeRD-Version 2.2) bzw. "ZUGFeRD-invoice.xml" (ältere ZUGFeRD-Versionen).

Für Leistungen, die bar bezahlt werden, gelten laut Gesetzgeber keine besonderen Regelungen. Daher ist z. B. auch für den Materialeinkauf eines Unternehmers in einem Ladengeschäft oder Baumarkt eine E‑Rechnung auszustellen – sofern der Rechnungsbetrag über 250 Euro liegt und der Rechnungsaussteller keinen Gebrauch von den Übergangsregelungen machen kann oder möchte.

Mit dem Zusatzmodul Kasse ist das Erstellen von E-Rechnungen über die folgende Vorgehensweise möglich:

  1. Erstellen Sie für Unternehmen bei der Abholung oder Rückgabe von Materialien immer zuerst einen Lieferschein bzw. Rücklieferschein. Wählen Sie hierzu im Programmteil "Kasse" die Tätigkeit "Lieferschein/Rücklieferschein erstellen" und im Feld "Preis als" zwingend die Einstellung "Nettopreis" aus.
  2. Drucken Sie den Lieferschein aus oder senden Sie ihn per E-Mail an das Unternehmen.
  3. Erzeugen Sie in periodischen Abständen (z. B. wöchentlich oder monatlich) aus den erstellten Lieferscheinen für das Unternehmen eine Rechnung. Starten Sie hierzu im Programmteil "Kasse" unter [Menü] > Weitere Tätigkeiten die Funktion "Rechnung aus Kassenlieferschein erstellen".
  4. Filtern Sie im Bereich "Auswahl" mit den Feldern "ab Datum" und "bis Datum" sowie "Adressname" nach den offenen Lieferscheinen bzw. Rücklieferscheinen für das Unternehmen.
  5. Wählen Sie auf der rechten Seite die Option "Rechnungen erzeugen im Ordner" und den entsprechenden Ordner, das Register und die Überschrift aus.
  6. Starten Sie die Rechnungserstellung und senden Sie die Rechnung per E-Mail an das Unternehmen.
  7. Rufen Sie bei Bedarf die erstelle Rechnung im Programmteil "Belege" für weiterführende Prozesse auf.

Über die Tätigkeiten "Rechnung/Gutschrift erstellen" oder "Rechnung/Gutschrift mit Beleg erstellen" können heute noch keine E-Rechnungen ausgegeben werden.