Wie erstelle und empfange ich E-Rechnungen?

Ab dem 1. Januar 2025 tritt in Deutschland für B2B-Beziehungen (Business to Business) die im Wachstumschancengesetz vorgesehene grundlegende Verpflichtung zum Erstellen und Empfangen von elektronischen Rechnungen in Kraft.

Wir haben für Sie die wichtigsten Informationen zur E-Rechnungspflicht zusammengefasst und zeigen Ihnen, wie IN-FORM Sie dabei unterstützt.

Fragen und Antworten

Rechnungen an Firmen müssen ab dem 1. Januar 2025 in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden. Zudem sind Firmen dazu verpflichtet, vom Rechnungsaussteller zugestellte E-Rechnungen ab diesem Datum entgegenzunehmen.

Ausgenommen von der E-Rechnungspflicht bleiben Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro oder Rechnungen für steuerbefreite Lieferungen und Leistungen nach UStG §4 Nr. 8-29.

Wegen des hohen Umsetzungsaufwands hat der Gesetzgeber Übergangsregelungen vorgesehen: Bis Ende 2026 dürfen mit Zustimmung des Rechnungsempfängers weiterhin Rechnungen in anderen Formaten gestellt werden (z. B. in Papierform). Bis Ende 2027 gilt die Übergangsregelung nur noch für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz (2026) von maximal 800.000 Euro. Ab dem 1. Januar 2028 sollen die neuen Anforderungen für E-Rechnungen für alle Unternehmen verbindlich werden.

Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (UStG §14).

Unter einem strukturierten elektronischen Format versteht man eine Datei, die automatisiert maschinell auslesbar ist und deren Daten an ein fest vorgegebenes Format gebunden sind. Hierfür wird zunehmend das hybride ZUGFeRD-Format (Kombination aus PDF-Belegbild und maschinenlesbarer XML-Datei) bevorzugt. Für öffentliche Auftraggeber kommt zudem die XRechnung (ausschließlich maschinenlesbare XML-Datei) zum Einsatz.

Als unstrukturiertes Datenformat gelten eingescannte Papierrechnungen oder Rechnungen, die auf herkömmliche Weise elektronisch erstellt und verschickt wurden (reine PDF-Dateien).

Bereits seit IN-FORM 2019 können Sie Ausgangsrechnungen in der ZUGFeRD-Version 1.0 erstellen.

Für die Qualifikation als E-Rechnung ist die ZUGFeRD-Version 2.0.1 oder höher erforderlich. Ab der IN-FORM Version 2024.50 wird zukünftig auch das Erstellen von Ausgangsrechnungen mit der ZUGFeRD-Version 2.2 möglich sein.

Außerdem bietet IN-FORM die folgenden Möglichkeiten zum Erstellen und Empfangen elektronischer Rechnungen:

Wie Sie Rechnungen im ZUGFeRD-Format erstellen und importieren, lesen Sie in unserer Anleitung nach:

Anleitung zum elektronischen Rechnungsformat ZUGFeRD

Weitere Informationen zum ZUGFeRD-Format finden Sie hier.