Kann ich Belegdaten mit anderen Programmen austauschen?

IN-FORM bietet viele Möglichkeiten, Belegdaten mit externen Programmen auszutauschen. Durch die Automatisierung sparen Sie viel Zeit und vermeiden Übertragungsfehler, die oft durch das manuelle Abtippen entstehen.

Die folgende Liste enthält einige Beispiele für Situationen, in denen ein Datenaustausch sinnvoll sein kann und wie das genau funktioniert. Um die Details zu öffnen, klicken Sie einfach auf die Überschriften in der Liste.

Sie sind in den Branchen Sanitär/Heizung/Klima tätig? Dann haben Sie vielleicht auf Ihrer Homepage einen Onlinekonfigurator, mit dem sich Ihre Kunden beispielsweise ihr neues Wunschbad oder die neue Heizung online zusammenstellen können? Solche Onlinekonfiguratoren ermöglichen es Ihren Kunden, schnell und direkt ein Onlineangebot für ein neues Bad/eine neue Heizung oder andere Leistungen erstellen zu lassen. Aber wie kommt das Onlineangebot in Ihre kaufmännische Software? Als Anwender von IN-FORM können Sie sich das Abtippen bzw. Kopieren der Angebotstexte und Kalkulationswerte sparen:

Mit wenigen Klicks importieren Sie alles in ein beliebiges Schriftstück in IN-FORM! Je nach Umfang sparen Sie beispielweise zwischen 30 und 60 Minuten für die Erstellung eines Angebots in IN-FORM.

So funktioniert´s: Ihr Onlinekonfigurator erstellt eine XML-Datei. Diese kann mit dem XI:OPD-Konverter in IN-FORM importiert werden. Der XI:OPD-Konverter (Exchange Interface Open Projekt Data) ermöglicht den Import von Positionen mit Kalkulationswerten aus Onlinekonfiguratoren (von Bad und Heizung, wie z. B. Mobile Offer und MEISTER1) in ein Schriftstück von IN-FORM. Per XML-Datei werden die Stücklisten (Jumbos mit Jumbobestandteilen) inklusive Artikelnummer, Menge, EK-Preis, VK-Preis, Artikelkurz- und Langtext sowie Montageminuten und Fremdleistungen in IN-FORM importiert. Zudem werden die Adressinformationen und die Strukturelemente Los, Titel und Überschrift übernommen. Nach dem Import kann das Schriftstück beliebig angepasst und mit wenigen Klicks zum Auftrag und/oder zur Rechnung weiterverarbeitet werden.

Sie nutzen eine CAD-Software und möchten die Stücklisten zur Weiterverarbeitung in die Positionsbearbeitung von IN-FORM übertragen? Oder Sie erhalten Aufträge von Kunden per Textdatei, z. B. aus Microsoft Excel? Als Anwender von IN-FORM können Sie sich die manuelle Erstellung eines Angebots oder eines Auftrags sparen:

Mit wenigen Klicks importieren Sie alles in ein beliebiges Schriftstück in IN-FORM! Die Zeitersparnis kann massiv sein. Automatisch reduzieren Sie damit auch Übertragungsfehler, die durch manuelles Abschreiben unvermeidbar sind. Sie können zudem festlegen, ob die Preise/Artikeltexte aus der Textdatei oder aus dem Artikelstamm von IN-FORM übernommen werden.

So funktioniert´s: Der TXT2IN-Konverter ermöglicht den Import von Positionen mit Kalkulationswerten aus einer Textdatei im CSV oder TXT-Format (Trennzeichen: Semikolon). Mit wenigen Klicks können Sie Stücklisten (z. B. aus einer CAD-Software) in die Positionsbearbeitung von IN-FORM importieren. Bei Bedarf kann das Schriftstück angepasst und zu einer Bestellung, einem Auftrag oder einer Rechnung weiterverarbeitet werden.

Für den Import in IN-FORM benötigen Sie nur wenige Informationen. Es reicht z. B. die Angabe der Menge und Artikelnummer. Alle restlichen Angaben wie Preise und Artikeltext können beim Import aus der Artikeldatenbank übernommen werden. Mithilfe einer Konfigurationsdatei können Sie die Feldzuordnung für den Import selbstständig festlegen.

Für den Import stehen folgende Felder zur Verfügung: Positionstyp, Positionsnummer, Menge, Mengeneinheit, Artikelnummer, Bezeichnung, Listenpreis, Rabatt, Einkaufspreis, Zuschlag, Verkaufspreis, Gesamtpreis, Infofeld 1 bis Infofeld 8.

Ihr Auftraggeber oder Kalkulator benötigt eine detaillierte Auflistung aller Positionen inklusive Kalkulationsdaten? Der Ausdruck der Positionen mit EK, Zuschlag, Rabatt und Verkaufspreis auf Papier oder in eine PDF-Datei reicht nicht aus? Als Anwender von IN-FORM können Sie sich das erneute Abtippen oder Kopieren sparen:

Mit wenigen Klicks exportieren Sie Positionsdaten zur Weiterverarbeitung in einer Tabellenkalkulation, z. B. Microsoft Excel! Die Zeitersparnis kann massiv sein. Automatisch reduzieren Sie damit auch Übertragungsfehler, die durch manuelles Abschreiben unvermeidbar sind. Zudem können Sie entscheiden, welche Kalkulationswerte exportiert werden sollen.

So funktioniert´s: Exportieren Sie die Positionen aus einem Schriftstück in eine TXT oder CSV-Datei (Trennzeichen: Semikolon). Beide Dateiformate lassen sich in eine Tabellenkalkulation (z. B. Microsoft Excel) einlesen und weiterbearbeiten.

Für den Export stehen folgende Felder zur Verfügung: Positionstyp, Positionsnummer, Menge, Mengeneinheit, Artikelnummer, Bezeichnung, Listenpreis, Rabatt, Einkaufspreis, Zuschlag, Verkaufspreis, Gesamtpreis, Infofeld 1 bis Infofeld 8.

Für komplexere Auswertungen benötigen Sie die Belegdaten inklusive Positionsdetails aus den Schriftstücken von IN-FORM? Sie benötigen z. B. eine Auswertung für Provisionen oder eine detaillierte Übersicht der verkauften Anzahl pro Artikel? Idealerweise möchten Sie auf die Daten in IN-FORM zugreifen? Als Anwender von IN-FORM können Sie sich das Abschreiben sparen:

Erstellen Sie beliebige Auswertungen in Ihrer Tabellenkalkulation (z. B. Microsoft Excel) auf Basis der Schriftstückinformationen von IN-FORM.

So funktioniert´s: Der Konverter „Belegauswertung2Excel“ ermöglicht den Export von einem oder mehreren Schriftstücken inklusive Informationen aus den Kopfdaten sowie Positionen mit Kalkulationswerten und Infofeldern in eine CSV-Datei.

Sie versenden Waren per Paket und möchten den Versand soweit möglich automatisieren? Als Anwender von IN-FORM können Sie in IN-FORM vorhandene Schriftstücke (Lieferschein oder Rechnung) zur Übermittlung der Sendungsinformationen an die Software Ihres Logistikpartners (z. B. DHL, UPS, DPD und GLS) nutzen.

Erledigen Sie den Versandprozess über ein Schriftstück in IN-FORM! Ersparen Sie sich die parallele Pflege von mehreren Adressdatenbanken (IN-FORM und Versandsoftware) und die zusätzliche Eingabe der Versandinformationen in die Software Ihres Logistikpartners.

So funktioniert´s: Der IN2Logistik-Konverter ermöglicht die Übergabe von Lieferanschrift und Gewicht eines Schriftstücks über die Druckfunktion an die Software Ihres Paketdienstleisters. Der Konverter ermöglicht den Export in ein vordefiniertes Zielverzeichnis mit den benötigten Informationen als CSV oder TXT-Datei (Trennzeichen: Semikolon). Die Software Ihres Paketdienstleisters verarbeitet die Exportdatei im Hintergrund. Der Druck des Versandetiketts sowie die Auftragsübermittlung an den Logistikdienstleister wird somit automatisiert abgewickelt.

 

Interesse oder Fragen?

Dies sind nur einige Beispiele, wie viel Zeit und Aufwand Sie mit einem kleinen Konverterprogramm einsparen können. Sprechen Sie uns an, wir beraten Sie gerne zu Ihrer individuellen Aufgabenstellung und unterbreiten Ihnen Ihr individuelles Angebot. Sie finden alle Kontaktdaten in der rechten Spalte.

Um Belegdaten mit externen Programmen auszutauschen zu können, benötigen Sie IN-FORM ab der Version 2014.50, das Zusatzmodul Schriftstückimport/-export, einen gültigen Softwarepflegevertrag und ein kleines Konverterprogramm.