Diese Anleitung zur Umstellung und Nutzung der Mehrwertsteuersätze untergliedert sich in Allgemeine Informationen für alle IN-FORM-Anwender und zusätzliche modulspezifische Informationen für einzelne Erweiterungen wie OPOS/DATEV, Service, Kasse und die Programme IN-FORM FLEX und IN-FIBU.

Übersicht und Navigation, Stand 29.06.2020:

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Haben Sie Fragen in Richtung "Welche Version unterstützt die Änderung der Mehrwertsteuersätze?" oder "Wo bekomme ich ein Update/Unterstützung?" Informieren Sie sich gerne: "Ist mein IN-FORM für eine Anpassung der Mehrwertsteuersätze vorbereitet?"


Allgemeine Einstellungen in IN-FORM

Zur Vermeidung von Unstimmigkeiten mit Kunden, Lieferanten oder bei der Übergabe der Buchhaltung an Ihren Steuerberater empfehlen wir dringend:

  1. Legen Sie schon heute in IN-FORM anhand der nachfolgenden Beschreibung eine neue Mehrwertsteuertabelle an, und tragen dort die neuen Mehrwertsteuersätze ein, welche ab 01.07.2020 gelten. Anleitung siehe Abschnitt „Neue Mehrwertsteuertabelle ab 01.07.2020 erstellen“.
  2. Informieren Sie sich rechtzeitig bei Ihrem Steuerberater, in welcher Situation der Zeitpunkt der Leistungserbringung oder Zeitpunkt der Rechnungserstellung für den zu verwendenden Mehrwertsteuersatz relevant ist.
  3. Vermeiden Sie die Erstellung von Rechnungen, welche sich aus mehreren Aufträgen, Lieferscheinen oder Kundendiensten mit unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen zusammensetzen.
  4. Fakturieren Sie Leistungen, welche bis Juni 2020 erbracht wurden, noch unbedingt im Juni 2020. Beachten Sie hierbei Vorgänge aus folgenden IN-FORM Programmteilen:

    • Aufträge bzw. Lieferscheine im Ordner
    • Aufträge bzw. Lieferscheine in IN-FORM FLEX
    • Kundendienste (ohne oder mit Zusatzmodul Service)
    • Kassenlieferscheine

Hinweis: In IN-FORM werden die zu verwendenden Mehrwertsteuersätze anhand des Belegdatum automatisiert vorgeschlagen. Das Lieferdatum nimmt keinen Einfluss auf die Mehrwertsteuersätze. Eine Anleitung zur Erstellung von Schriftstücken mit altem Steuersatz ist in den nachfolgenden Abschnitten beschrieben.

Starten Sie nun mit der Bearbeitung der Mehrwertsteuertabelle und nutzen Sie die Anleitungen zu Schriftstücken nach Ihrem Bedarf:

Legen Sie eine neue Tabelle mit den ab 01.07.2020 gültigen Mehrwertsteuersätzen an. Dies ist die Voraussetzung, dass IN-FORM mit der gültigen Mehrwertsteuertabelle arbeiten kann.

  1. Im IN-FORM-Startbild unter [Weitere Funktionen] Starten der „Einstellungen/Büroorganisation“ der aktuellen Firma
  2. Einstellungen für Firma > Firmendaten > Mehrwertsteuertabelle
  3. Klick auf [Mehrwertsteuer-Änderung], es öffnet sich ein Dialog für eine neue Tabelle mit dem Vorschlag aus der letzten Tabelle.

4. Tragen Sie oben das Datum 01.07.2020 ein.

5. Ändern Sie die bestehenden Steuersätze von 19 auf 16 und den Steuersatz von 7 auf 5 ab. Legen Sie keine neuen MwSt.-Schlüssel an.

Wichtig: Die Reihenfolge der MwSt-Schlüssel kann je Installation unterschiedlich aufgebaut sein und muss nicht exakt dem dargestellten Beispiel entsprechen. Die MwSt-Schlüssel für den vollen und ermäßigten Steuersatz und der Standard dürfen sich von der bestehenden Tabelle zur neuen Tabelle nicht unterscheiden. War z. B. in der alten Tabelle der Schlüssel 1 der volle Steuersatz, so ist auch in der neuen Tabelle der Schlüssel 1 mit dem vollen Steuersatz zu verwenden.

6. Alle ggf. weiteren existierenden Einträge bleiben unverändert. Bestätigen Sie die Tabelle mit [OK].

7. Die alte Mehrwertsteuertabelle gilt automatisch bis 30.06.2020

8. Starten Sie IN-FORM an allen Arbeitsplätzen neu, damit die Änderungen zur Mehrwertsteuer verfügbar sind.

9. Wenn Sie in IN-FORM mit mehreren Firmen arbeiten, ist die neue Mehrwertsteuertabelle für jede Firma extra anzulegen. Dazu melden Sie sich in der entsprechenden Firma an.

Wenn Sie nach dem 01.07.2020 ein Schriftstück, z. B. eine Rechnung, für Juni 2020 anlegen müssen, muss das Belegdatum und die Mehrwertsteuertabelle manuell angepasst werden.

Gehen Sie wie folgt vor:

  1. Anlegen des Schriftstücks, es wird in den Kopfdaten das Tagesdatum als Belegdatum und die dazu gültige Mehrwertsteuertabelle vorgeschlagen.
  2. Ändern des Belegdatums.
  3. Ändern der Mehrwertsteuertabelle.
    Klicken Sie auf die [Stift]-Schaltfläche hinter dem Feld Mehrwertsteuer.
    Im nächsten Dialog klicken Sie auf die Schaltfläche [Tabelle aus Büroorganisation].
    Wählen Sie anhand des Belegdatums die gültige Mehrwertsteuertabelle aus und bestätigen die Dialoge.

Sie haben ein Angebot oder eine Rechnung vor dem 01.07.2020 angefangen zu erstellen und möchten das Schriftstück nach dem 01.07.2020 mit dem neuen Steuersatz fertigstellen.

Sie müssen das Belegdatum und die Mehrwertsteuertabelle manuell anpassen.

Gehen Sie wie folgt vor:

  1. Wählen Sie das Schriftstück aus und öffnen Sie die Kopfdaten.
  2. Ändern des Belegdatums.
  3. Ändern der Mehrwertsteuertabelle.
    Klicken Sie auf die [Stift]-Schaltfläche hinter dem Feld Mehrwertsteuer.
    Im nächsten Dialog klicken Sie auf die Schaltfläche [Tabelle aus Büroorganisation].
    Wählen Sie anhand des Belegdatums die gültige Mehrwertsteuertabelle aus und bestätigen die Dialoge.
  1. Kopieren
    Erstellen Sie ein neues Schriftstück durch Kopieren eines bestehenden Schriftstücks mit Belegdatum vor dem 01.07.2020. Beim Kopieren erhält das neue Schriftstück das Tagesdatum und die dazu gültige Mehrwertsteuertabelle. Ein manueller Eingriff ist nicht notwendig.

  2. Weiterverarbeiten
    Erstellen Sie aus einem Auftrag oder Lieferschein oder Kundendienst durch Weiterverarbeiten eine Rechnung. Das neue Schriftstück erhält das Tagesdatum als Belegdatum.
    Prüfen Sie in den Kopfdaten das Belegdatum und die Korrektheit der Mehrwertsteuer und passen Sie diese bei Bedarf manuell an.

    Klicken Sie auf die [Stift]-Schaltfläche hinter dem Feld Mehrwertsteuer.
    Im nächsten Dialog klicken Sie auf die Schaltfläche [Tabelle aus Büroorganisation].
    Wählen Sie die gültige Mehrwertsteuertabelle aus und bestätigen die Dialoge.

Sie erstellen eine Schlussrechnung nach dem 01.07.2020.
Darin ist eine ABSCH-Position mit einer oder mehreren Abschlagszahlungen, von denen mindestens eine vor dem 01.07.2020 erstellt wurde.

Es gilt der Mehrwertsteuersatz zum Belegdatum der Schlussrechnung. Der sich ergebende Mehrwertsteuerbetrag wird innerhalb der ABSCH-Position mit den bereits bezahlten Mehrwertsteuerbeträgen aufgerechnet. Da diese abweichende Mehrwertsteuersätze haben, ergibt sich bei den „offenen Beträgen“ ein Rest-Mehrwertsteuerbetrag, der im Verhältnis zum Rest-Nettobetrag weder 19% noch 16% entspricht. Wenn Sie das gerne vermeiden möchten, müssen Sie eine Teilschlussrechnung oder Schlussrechnung zum 30.06.2020 mit 19% erstellen. Bitte klären Sie das mit Ihrem Steuerberater.

Wenn Sie Buchungssätze für die Finanzbuchhaltung erstellen, sind diese manuell zu bearbeiten.
Details siehe Abschnitt OPOS/DATEV.

Sie müssen eine Stornorechnung bzw. Gutschrift für eine Rechnung mit Belegdatum vor dem 01.07.2020 erstellen.

Eine Stornorechnung bzw. Gutschrift ist mit dem gleichen Mehrwertsteuersatz wie die Rechnung zu erstellen.

Wählen Sie die Rechnung aus und nutzen die Funktionalität des Weiterverarbeitens.

Die Stornorechnung wird mit dem Tagesdatum erstellt. Prüfen Sie in den Kopfdaten das Belegdatum und die Korrektheit der Mehrwertsteuer und passen Sie diese bei Bedarf manuell an.

Klicken Sie auf die [Stift]-Schaltfläche hinter dem Feld Mehrwertsteuer.
Im nächsten Dialog klicken Sie auf die Schaltfläche [Tabelle aus Büroorganisation].
Wählen Sie die gültige Mehrwertsteuertabelle aus und bestätigen die Dialoge.

Sammelrechnungen (aus mehreren Lieferscheinen oder Kundendiensten) sollten nur aus Quellschriftstücken mit gleichen Mehrwertsteuertabellen erstellt werden. Ansonsten provozieren Sie Unstimmigkeiten mit Kunden oder bei der Übergabe der Buchhaltung an Ihren Steuerberater.

Haben Sie Lieferscheine oder Kundendienste mit Leistungsdatum und Mehrwertsteuer vor dem 01.07.2020, sollten diese bis zum 30.06.2020 abgerechnet werden.

Beim Senden von Rechnungen an Mareon wird überprüft, ob der Mehrwertsteuersatz der Rechnung mit dem übertragenen Leistungserbringungsdatum übereinstimmt. Bei Differenzen wird die Rechnung von Mareon abgewiesen.

Nutzen Sie zur korrekten Erstellung von Rechnungen an Mareon eine der beiden nachfolgenden Möglichkeiten:

  • Tragen Sie in IN-FORM in der Rechnung kein Lieferdatum ein. Dann wird das Belegdatum als Leistungserbringungsdatum übertragen.
  • Verwenden Sie in der IN-FORM Rechnung ein Lieferdatum und Belegdatum, welche innerhalb des gleichen Mehrwertsteuerzeitraums liegen.

Haben Sie Fragen in Richtung "Welche Version unterstützt die Änderung der Mehrwertsteuersätze?" oder "Wo bekomme ich ein Update/Unterstützung?" Informieren Sie sich gerne: "Ist mein IN-FORM für eine Anpassung der Mehrwertsteuersätze vorbereitet?"