Verbannen Sie die Ablage endgültig in den Keller!

Angestellte im Büro

Legen Sie Ihre Eingangsrechnungen, Lieferscheine, Skizzen, Monteurberichte, etc. da ab, wo sie hingehören: In Ihrer IN-FORM-Software.

Scannen Sie Papier, verlinken Sie digitale Fotos oder vermerken Sie den Speicherort von CAD-Zeichnungsdateien. Archivieren Sie Verträge, Berichte, Protokolle, Fotos, Eingangsrechnungen und mehr.

Ordnen Sie alles Ihrem Kunden/Lieferanten zu und beantworten Sie Rückfragen und Nachforschungen souverän und schnell mit einem Blick in Ihr IN-FORM. Suchen Sie auch innerhalb abgelegter Dokumente und Schriftstückpositionen. Der Ordner bleibt im Keller.

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Sie setzen IN-FORM ein?

In der IN-FORM-Hilfe (F1) ist der praktische Einsatz des Zusatzmodules Dokumentenablage im Detail beschrieben.

Alle Informationen zu Systemvoraussetzungen und Hardwareempfehlungen finden Sie unter Hardwareempfehlungen für Dokumentenablage

    Einige Highlights der Dokumentenablage

    • Keine externe Software notwendig
    • Intuitive Bedienung mit wenigen Mausklicks
    • Vorschau von PDF-Dokumenten und Bilddateien
    • Volltextsuche innerhalb abgelegter Dokumente (OCR-Erkennung)
    • Beschriften von digitalisierten Dokumenten (Stempelfunktion)
    • Gescannte Dokumente per E-Mail versenden (Voraussetzung: Zusatzmodul Mail/Fax/SMS plus)
    • Digitaler Arbeitsablauf von Eingangsrechnungen (erfassen, prüfen, freigeben, bezahlen...)
    • Revisionssicherheit: Dokumente digital ablegen und aufbewahren
    • Empfehlung für Scanner von IN-Software
    • Einrichtung und Schulung durch IN-Software
    • uvm.

    Anwendungsbeispiel 1

    Sie bekommen vom Monteur einen Kundendienstrapport und schreiben dafür die Rechnung. Falls der Kunde anruft und Fragen zur Rechnung hat, möchten Sie den unterschriebenen Kundendienstrapport parat haben. Hierzu rufen Sie beim entsprechenden Beleg die Dokumentenablage auf und scannen den Rapport einfach ein. Die Vorschau zeigt den Rapport.

    Anwendungsbeispiel 2

    Sie waren mit Ihrem Kunden vor Ort zur Besprechung der gewünschten Arbeiten. Bei der Gelegenheit haben Sie ein paar Fotos gemacht. Sollte der Kunde anrufen, möchten Sie in der Lage sein, sich schnell wieder zu erinnern. Starten Sie hierzu aus der Adresskartei die Dokumentenablage und ordnen Sie einfach Ihre digitalen Fotos dem Kunden zu. Oder laden Sie Ihre Fotos mit der IN-Software APP zu IN-FORM einfach hoch. Die Vorschau zeigt Ihre Fotos.

    Anwendungsbeispiel 3

    Sie haben eine Eingangsrechnung, in der Material für mehrere Projekte abgerechnet wird. Die einzelnen Posten sollen von verschiedenen Mitarbeitern geprüft werden können. Erfassen Sie die Eingangsrechnung wie immer. Öffnen Sie direkt beim Beleg die Dokumentenablage und scannen Sie die Rechnung gleich mit dazu. Ihre Mitarbeiter führen die Rechnungsprüfung bequem am Bildschirm durch. Die Rechnung bleibt im Ordner.

    Voraussetzung: Zusatzmodul OPOS

    3 Gründe für das Arbeiten mit der IN-FORM Dokumentenablage!

    Erfahren Sie in drei Minuten, wie Sie mit dem Zusatzmodul Dokumentenablage Ihren Schreibtisch vom Papierchaos befreien! Keine Sorge: Sie finden wirklich alles wieder in Ihrem IN-FORM.