Hilfe zur Nutzung der App

Sie befinden sich in der Hilfe zur Nutzung der IN-Software APP. Hier werden die Funktionen der IN-Software APP beschrieben. Einige dieser Funktionen hängen mit der ERP-Software IN-FORM zusammen. Bei Fragen zu IN-FORM steht Ihnen die IN-FORM Hilfe zur Verfügung, die Sie in der Software mit der Funktionstaste F1 aufrufen können.

Um ein Thema dieser Hilfe zu öffnen, klicken Sie einfach auf den Titel.

Starten Sie die App und melden Sie sich mit Ihrer IN-FORM Lizenznummer, Ihrem Benutzernamen und Ihrem Passwort an. Entscheiden Sie, ob Sie nach Schließen der App angemeldet bleiben wollen. Im nächsten Dialog wählen Sie eine Firma aus.

Weitere Informationen zur Einrichtung finden Sie hier.

Das zentrale Dashboard bietet Ihnen einen schnellen und unkomplizierten Überblick über die aktuellen Aktivitäten in Ihrer Firma. Mit dem Home-Button in der Menüleiste unten gelangen Sie von überall in der App direkt zum Dashboard. Das Dashboard besteht aus unterschiedlichen Elementen.

Profilbild

Nach der Einrichtung der IN-Software APP für Ihren Benutzer wird ein Standard-Profilbild angezeigt. Sie können Ihr Dashboard individuell gestalten, indem Sie ein persönliches Profilbild hinzufügen. Tippen Sie hierzu auf das aktuelle Profilbild und wählen Sie das gewünschte Bild aus der Galerie Ihres mobilen Gerätes aus.

Tipp: Sind Sie auch IN-FORM Benutzer, können Sie Ihr Profilbild alternativ in der IN-FORM Mitarbeiterkartei anpassen. Eine genaue Beschreibung finden Sie in der IN-FORM Hilfe.

Firmenlogo

In der rechten oberen Ecke des Dashboards wird das Firmenlogo angezeigt. Eine Anpassung des Firmenlogos ist nur in IN-FORM und nicht innerhalb der IN-Software APP möglich.

Tipp: Wenn Sie in mehreren Firmen arbeiten, können Sie durch Tippen auf das Firmenlogo die Firma wechseln.

Letzte Belege

Unter „Letzte Belege“ sehen Sie die fünf zuletzt bearbeiten Belege in Ihrer Firma. Dabei handelt es sich um Belege, die entweder neu angelegt oder geändert wurden. Das Suchen oder Anzeigen eines Beleges wirkt sich auf diese Ansicht nicht aus.

Letzte Adressen

Unter „Letzte Adressen“ sehen Sie die fünf zuletzt bearbeiteten Adressen in Ihrer Firma. Dabei handelt es sich um Adressen, die entweder neu angelegt oder geändert wurden. Das Suchen oder Anzeigen einer Adresse wirkt sich auf diese Ansicht nicht aus.

Rechnungen und Gutschriften

Unter „Rechnungen und Gutschriften“ sehen Sie eine Auswertung der Belege Ihrer Firma für den aktuellen Monat. Es werden die kumulierten Beträge aller Eingangsrechnungen, Eingangsgutschriften, Ausgangsrechnungen und Ausgangsgutschriften von Beginn des Monats bis zum aktuellen Tagesdatum berechnet. Zusätzlich wird die Differenz aus diesen Belegen angezeigt.

Hinweis: Die hier angezeigte Auswertung entspricht der Auswertung in der Chefinfo von IN-FORM und wird zu folgenden Zeitpunkten aktualisiert:

  • Einmal täglich automatisch
  • Bei manueller Aktualisierung der Chefinfo in IN-FORM

Mitarbeiterzeiten

Unter „Mitarbeiterzeiten“ sehen Sie eine Auswertung der erfassten Mitarbeiterzeiten in Ihrer Firma. Hier werden neben der Summe der Soll- und Ist-Stunden auch die Summe der unproduktiven und produktiven Stunden von Beginn des Monats bis zum aktuellen Tagesdatum angezeigt.

Hinweis: Für diese Auswertung benötigen Sie das Zusatzmodul Nachkalkulation/Zeitwirtschaft.

Projektübersicht

Unter „Projektübersicht“ sehen Sie die fünf zuletzt bearbeiteten Projekte in Ihrer Firma. Dabei handelt es sich um Projekte, die entweder neu angelegt oder geändert wurden. Das Suchen oder Anzeigen eines Projektes wirkt sich auf diese Ansicht nicht aus.

Für die Anzeige der Elemente im Dashboard gelten Ihre individuellen Zugriffsrechte aus IN-FORM. Zur Einstellung Ihrer Zugriffsrechte wenden Sie sich bitte an Ihren IN-FORM Administrator.

Mit dem Suchen-Button in der Menüleiste unten gelangen Sie von überall in der App direkt zur Suche. Geben Sie einen oder mehrere Suchbegriffe ein. Gesucht wird in den Adressen, Belegen und Projekten, die in IN-FORM gespeichert sind. Sie können die Suche über die Filterfunktion auf ausgewählte Daten begrenzen und für Belege das Belegdatum "von - bis" eingrenzen.

Für die Anzeige der Suchergebnisse gelten Ihre individuellen Zugriffsrechte aus IN-FORM. Zur Einstellung Ihrer Zugriffsrechte wenden Sie sich bitte an Ihren IN-FORM Administrator.

Nach Auswahl einer Adresse stehen verschiedene Register zur Verfügung, die Sie durch Tippen auf eines der Symbole öffnen können. In diesen Registern finden Sie die folgenden Informationen:

  • Postanschrift: Anschriftszeilen und Kontaktdaten je Ansprechpartner
  • Lieferanschrift: Anschriftszeilen und Kontaktdaten je Lieferanschrift
  • Dokumente: Wird das Zusatzmodul Dokumentenablage eingesetzt, sehen Sie alle zur Adresse abgelegten Dateien (Bilder, Dokumente, etc.).
  • Information: Zur Adresse hinterlegte Notizen und Zahlungskonditionen

Nach Auswahl eines Belegs stehen verschiedene Register zur Verfügung, die Sie durch Tippen auf eines der Symbole öffnen können. In diesen Registern finden Sie die folgenden Informationen:

  • Kopfdaten: Alle relevanten Daten des Beleges abhängig vom Belegtyp
  • Schriftstück: Anzeige des Schriftstücks anhand des in IN-FORM abgelegten PDF-Abbilds
    Hinweis: Voraussetzung für die Anzeige von Belegen ist die automatische Protokollierung in IN-FORM. Ist diese aktiviert, wird beim Druck eines Schriftstückes ein PDF-Abbild erzeugt. Eine Anleitung zur Protokollierung finden Sie in der IN-FORM Hilfe.
    Für Eingangsbelege wird das erste abgelegte PDF-Dokument angezeigt.
  • Dokumente: Wird das Zusatzmodul Dokumentenablage eingesetzt, sehen Sie alle zum Beleg abgelegten Dateien (Bilder, Dokumente, etc.).

Nach Auswahl eines Projektes stehen verschiedene Register zur Verfügung, die Sie durch Tippen auf eines der Symbole öffnen können. In diesen Registern finden Sie die folgenden Informationen:

  • Allgemein: Allgemeine Daten des Projekts wie Status, Kunde, Beschreibung etc.
  • Zusatzadressen: Bezeichnung, Anschriftszeilen und Kontaktdaten je Zusatzadresse, sofern mindestens eine Zusatzadresse hinterlegt ist
  • Auswertung: Wird das Zusatzmodul Nachkalkulation/Zeitwirtschaft eingesetzt, sehen Sie die Gesamtzeit und Kosten der angebotenen und gelieferten Daten. Außerdem werden der Projektstart und das Datum der letzten Aktualisierung angezeigt.
  • Dokumente: Wird das Zusatzmodul Dokumentenablage eingesetzt, sehen Sie alle zum Beleg abgelegten Dateien (Bilder, Dokumente, etc.).
  • Information: Zum Projekt hinterlegte Notizen

Die Kartenfunktion in der IN-Software APP unterstützt Sie dabei, sich einen Überblick über die Standorte Ihrer Kunden zu verschaffen und zu Ihrem nächsten Zielort zu navigieren. Rufen Sie hierzu eine Adresse auf und tippen Sie auf den blauen Pin neben der Anschrift. Dadurch wird die Standardapp für Karten bzw. Navigation auf Ihrem mobilen Gerät geöffnet und Straße und Ort werden automatisch aus der Anschrift übernommen.

Hinweis: Der blaue Pin steht Ihnen nicht nur innerhalb von Adressen zur Verfügung, sondern auch bei Belegen und Projekten.

Wenn Sie das Zusatzmodul Dokumentenablage einsetzen, können Sie zu einem Objekt (Adresse, Beleg, Projekt) die hinterlegten Dokumente einsehen. Öffnen Sie hierzu das Register „Dokumente“. Im Register stehen oben rechts zwei Buttons für die Ansicht sowie für Filter zur Verfügung:

  • Um die Ansicht zu wechseln, tippen Sie auf den linken Button. So wählen Sie zwischen einer großen Bild- bzw. Symbol-Vorschau oder einer Liste mit Dateinamen, Beschreibung und kleiner Vorschau.
  • Um eine Filtermöglichkeit auszuwählen, tippen Sie auf den rechten Button. Folgende Filtermöglichkeiten stehen zur Auswahl, um die Anzeige einzugrenzen: „Bilder“, „Dokumente“ und „Andere“

Die Anzeige einer Bilddatei und einer PDF-Datei erfolgt direkt in der IN-Software APP. Alle anderen Dateiformate werden mit dem auf dem mobilen Gerät festgelegten Programm oder nach Auswahl eines Programms geöffnet. Vor der Anzeige der Daten werden diese direkt aus IN-FORM geladen. Hierbei besteht ein Downloadlimit von 20 MB. Dateien, die diese Größe übersteigen, werden nicht angezeigt.

Wenn Sie das Zusatzmodul Dokumentenablage einsetzen, können Sie digitale Dokumente (z. B. Bilder, Sprachmemos, Videos, etc.) an Ihr IN-FORM im Büro senden. Nutzen Sie eine der beiden folgenden Möglichkeiten.

Aus der Fotogalerie, dem Dateimanager oder sonstigen Quellen Ihres mobilen Gerätes senden Sie Dateien per "Teilen" via IN-Software APP in die IN-FORM Dokumentenablage:

  • Wählen Sie die Dateien aus. Die Anzahl der Dateien für einen Vorgang ist nicht begrenzt.
  • Starten Sie Funktion „Teilen“ Ihres mobilen Gerätes und tippen Sie auf das Symbol für die IN-Software APP.
  • Wählen Sie die Adresse, den Beleg oder das Projekt aus, dem die Dateien zugeordnet werden sollen und tragen Sie bei Bedarf eine Beschreibung ein.
  • Tippen Sie auf das Symbol für "Hochladen". Es folgt eine Fortschrittsanzeige des Hochladens. Das Hochladen kann nach jeder einzelnen Datei abgebrochen werden.

Fügen Sie digitale Dokumente direkt aus der IN-Software APP hinzu:

  • Wählen Sie die gewünschte Adresse, den Beleg oder das Projekt aus und öffnen Sie das Register "Dokumente".
  • Tippen Sie auf das Symbol + unten rechts und wählen Sie die gewünschte(n) Datei(en) aus.
  • Tragen Sie bei Bedarf für alle Dateien gemeinsam eine Beschreibung ein. Sind unterschiedliche Beschreibungen erforderlich, wählen Sie die Dateien ggf. separat aus und laden Sie diese getrennt hoch.

Durch Tippen auf den Button "Mehr" in der Menüleiste unten und anschließend auf "Einstellungen", gelangen Sie in die Einstellungen der App.

  • Profilbild: Wählen Sie ein individuelles Profilbild aus, indem Sie auf das bestehende Bild tippen.
  • Firmenauswahl: Bei Nutzung mehrerer Firmen können Sie hier die Firma wechseln.
  • Erscheinungsbild: Wählen Sie zwischen Automatik, hellem oder dunklem Erscheinungsbild.
  • Sprache: Wählen Sie zwischen der Systemsprache ihres mobilen Gerätes oder Deutsch, Englisch und Polnisch.
  • Fernwartung: Starten Sie die Fernwartung via TeamViewer QuickSupport.
  • Dashboard anpassen: Wählen Sie aus, welche Widgets im Dashboard angezeigt werden und ändern Sie die Reihenfolge, indem Sie die Widgets durch Tippen und Halten verschieben.
  • Passwort ändern: Ändern Sie hier bei Bedarf Ihr Passwort zur Anmeldung in der IN-Software APP und in IN-FORM.
  • Hilfe: Hier gelangen Sie zur aktuellen Hilfe zur Nutzung der IN-Software APP.
  • Rechtliches: Publikation von Impressum, Datenschutz und Lizenzen
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