Hilfe zur Nutzung der App

Starten Sie die App und melden Sie sich mit Ihrer IN-FORM Lizenznummer, Ihrem Benutzernamen und Ihrem Passwort an. Entscheiden Sie, ob Sie nach Schließen der App angemeldet bleiben wollen. Im nächsten Dialog wählen Sie eine Firma aus.

Weitere Informationen zur Einrichtung finden Sie hier.

Das zentrale Dashboard bietet Ihnen einen schnellen und unkomplizierten Überblick über die aktuellen Aktivitäten in Ihrer Firma. Mit dem Home-Button in der Menüleiste unten gelangen Sie von überall in der App direkt zum Dashboard. Das Dashboard besteht aus unterschiedlichen Elementen und Widgets. In den Einstellungen können Sie die Anzeige der Widgets individuell anpassen.

Profilbild

Nach der Einrichtung der IN-Software APP für Ihren Benutzer wird ein Standard-Profilbild angezeigt. Sie können Ihr Dashboard individuell gestalten, indem Sie ein persönliches Profilbild hinzufügen. Tippen Sie hierzu auf das aktuelle Profilbild und wählen Sie das gewünschte Bild aus der Galerie Ihres mobilen Gerätes aus.

Tipp: Sind Sie auch IN-FORM Benutzer, können Sie Ihr Profilbild alternativ in der IN-FORM Mitarbeiterkartei anpassen. Eine genaue Beschreibung finden Sie in der IN-FORM Hilfe.

Firmenlogo

In der rechten oberen Ecke des Dashboards wird das Firmenlogo angezeigt. Eine Anpassung des Firmenlogos ist nur in IN-FORM und nicht innerhalb der IN-Software APP möglich.

Tipp: Wenn Sie in mehreren Firmen arbeiten, können Sie durch Tippen auf das Firmenlogo die Firma wechseln.

Letzte Belege

Unter „Letzte Belege“ sehen Sie die fünf zuletzt bearbeiten Belege in Ihrer Firma. Dabei handelt es sich um Belege, die entweder neu angelegt oder geändert wurden. Das Suchen oder Anzeigen eines Beleges wirkt sich auf diese Ansicht nicht aus.

Letzte Adressen

Unter „Letzte Adressen“ sehen Sie die fünf zuletzt bearbeiteten Adressen in Ihrer Firma. Dabei handelt es sich um Adressen, die entweder neu angelegt oder geändert wurden. Das Suchen oder Anzeigen einer Adresse wirkt sich auf diese Ansicht nicht aus.

Rechnungen und Gutschriften

Unter „Rechnungen und Gutschriften“ sehen Sie eine Auswertung der Belege Ihrer Firma für den aktuellen Monat. Es werden die kumulierten Beträge aller Eingangsrechnungen, Eingangsgutschriften, Ausgangsrechnungen und Ausgangsgutschriften von Beginn des Monats bis zum aktuellen Tagesdatum berechnet. Zusätzlich wird die Differenz aus diesen Belegen angezeigt.

Hinweis: Die hier angezeigte Auswertung entspricht der Auswertung in der Chefinfo von IN-FORM und wird zu folgenden Zeitpunkten aktualisiert:

• Einmal täglich automatisch
• Bei manueller Aktualisierung der Chefinfo in IN-FORM

Mitarbeiterzeiten

Unter „Mitarbeiterzeiten“ sehen Sie eine Auswertung der erfassten Mitarbeiterzeiten in Ihrer Firma. Hier werden neben der Summe der Soll- und Ist-Stunden auch die Summe der unproduktiven und produktiven Stunden von Beginn des Monats bis zum aktuellen Tagesdatum angezeigt.

Hinweis: Für diese Auswertung benötigen Sie das Zusatzmodul Nachkalkulation/Zeitwirtschaft.

Projektübersicht

Unter „Projektübersicht“ sehen Sie die fünf zuletzt bearbeiteten Projekte in Ihrer Firma. Dabei handelt es sich um Projekte, die entweder neu angelegt oder geändert wurden. Das Suchen oder Anzeigen eines Projektes wirkt sich auf diese Ansicht nicht aus.

Übersicht der Kundendienste

Unter „Übersicht der Kundendienste“ sehen Sie die anstehenden Kundendienste (Nächste Kundendienste) sowie die Kundendienste, die in der Vergangenheit liegen und nicht abgeschlossen wurden (Verpasste Kundendienste). Je Kundendienst werden Betreff, Termin, Belegnummer, Adressname und Bearbeiter angezeigt. Durch Tippen auf einen Kundendienst wechseln Sie direkt in den Arbeitsbericht. Durch Tippen auf den Pfeil oben rechts öffnen Sie die Suchfunktion Ihrer Kundendienste.

Hinweis: Abhängig von den Zugriffsrechten können hier per Filter „Alle Kundendienste“ oder „Meine Kundendienste“ angezeigt werden.

Aktueller Kundendienst

Unter „Aktueller Kundendienst“ sehen Sie den nächsten noch nicht abgeschlossenen Kundendienst zum Tagesdatum, der Ihnen als Bearbeiter zugeordnet ist. Ein Kundendienst wird so lange angezeigt, bis der für den Kundendienst angegebene Zeitraum vorüber ist. Durch Tippen auf den Pfeil oben rechts wechseln Sie direkt in den Arbeitsbericht.

Abgeschlossene Kundendienste

Unter „Abgeschlossene Kundendienste“ sehen Sie die Anzahl aller täglich abgeschlossenen Kundendienste der letzten sieben Tage.

Hinweis: Abhängig von den Zugriffsrechten können hier per Filter „Alle Kundendienste“ oder „Meine Kundendienste“ angezeigt werden.

Kalender

Unter „Kalender“ sehen Sie Ihre Termine der nächsten sieben Tage (einschließlich des aktuellen Tages). Je Termin werden Start- und Endzeit, Betreff und Ort angezeigt. Durch Tippen auf einen Termin öffnen Sie die Details und können den Termin bearbeiten.

Für die Anzeige der Elemente im Dashboard gelten Ihre individuellen Zugriffsrechte aus IN-FORM. Zur Einstellung Ihrer Zugriffsrechte wenden Sie sich bitte an Ihren IN-FORM Administrator.

Mit dem Suchen-Button in der Menüleiste unten gelangen Sie von überall in der App direkt zur Suche. Geben Sie einen oder mehrere Suchbegriffe ein. Gesucht wird in den Adressen, Belegen und Projekten, die in IN-FORM gespeichert sind. Wird das Zusatzmodul Service eingesetzt, wird außerdem in den Serviceobjekten von IN-FORM gesucht. Sie können die Suche über die Filterfunktion auf ausgewählte Daten begrenzen und für Belege das Belegdatum "von - bis" eingrenzen.

Für die Anzeige der Suchergebnisse gelten Ihre individuellen Zugriffsrechte aus IN-FORM. Zur Einstellung Ihrer Zugriffsrechte wenden Sie sich bitte an Ihren IN-FORM Administrator.

Nach Auswahl einer Adresse stehen verschiedene Register zur Verfügung, die Sie durch Tippen auf eines der Symbole öffnen können. In diesen Registern finden Sie die folgenden Informationen:

• Postanschrift: Anschriftszeilen und Kontaktdaten je Ansprechpartner
• Lieferanschrift: Anschriftszeilen und Kontaktdaten je Lieferanschrift
• Dokumente: Wird das Zusatzmodul Dokumentenablage eingesetzt, sehen Sie alle zur Adresse abgelegten Dateien (Bilder, Dokumente, etc.).
• Information: Zur Adresse hinterlegte Notizen und Zahlungskonditionen

Nach Auswahl eines Belegs stehen verschiedene Register zur Verfügung, die Sie durch Tippen auf eines der Symbole öffnen können. In diesen Registern finden Sie die folgenden Informationen:

• Kopfdaten: Alle relevanten Daten des Beleges abhängig vom Belegtyp
• Schriftstück: Anzeige des aktuellen Schriftstücks
  Hinweis: Für Eingangsbelege wird das erste abgelegte PDF-Dokument angezeigt.
• Dokumente: Wird das Zusatzmodul Dokumentenablage eingesetzt, sehen Sie alle zum Beleg abgelegten Dateien (Bilder, Dokumente, etc.).
• Information: Zum Beleg hinterlegte Notizen

Nach Auswahl eines Projektes stehen verschiedene Register zur Verfügung, die Sie durch Tippen auf eines der Symbole öffnen können. In diesen Registern finden Sie die folgenden Informationen:

• Allgemein: Allgemeine Daten des Projekts wie Status, Kunde, Beschreibung etc.
• Zusatzadressen: Bezeichnung, Anschriftszeilen und Kontaktdaten je Zusatzadresse, sofern mindestens eine Zusatzadresse hinterlegt ist
• Auswertung: Wird das Zusatzmodul Nachkalkulation/Zeitwirtschaft eingesetzt, sehen Sie die Gesamtzeit und Kosten der angebotenen und gelieferten Daten. Außerdem werden der Projektstart und das Datum der letzten Aktualisierung angezeigt.
• Dokumente: Wird das Zusatzmodul Dokumentenablage eingesetzt, sehen Sie alle zum Projekt abgelegten Dateien (Bilder, Dokumente, etc.).
• Information: Zum Projekt hinterlegte Notizen

Hinweis: Für die Anzeige von Serviceobjekten benötigen Sie das Zusatzmodul Service.

Nach Auswahl eines Serviceobjektes stehen verschiedene Register zur Verfügung, die Sie durch Tippen auf eines der Symbole öffnen können. In diesen Registern finden Sie die folgenden Informationen:

• Objekt: Allgemeine Daten des Serviceobjekts wie Kurztext, Lieferanschrift, Informationen zum nächsten Kundendienst etc.
• Postanschrift: Anschriftszeilen und Kontaktdaten des Kunden
• Termine: Informationen zum Termin je Terminserie
• Dokumente: Wird das Zusatzmodul Dokumentenablage eingesetzt, sehen Sie alle zum Serviceobjekt abgelegten Dateien (Bilder, Dokumente, etc.).
• Messwerte: Zum Serviceobjekt erfasste Messwerte
• Historie: Artikel, die im Rahmen von Kundendiensten zum Serviceobjekt in Rechnung gestellt wurden
• Information: Zum Serviceobjekt hinterlegte Notizen
• Zusatzadressen: Bezeichnung, Anschriftszeilen und Kontaktdaten je Zusatzadresse, sofern mindestens eine Zusatzadresse hinterlegt ist

Die Kartenfunktion in der IN-Software APP unterstützt Sie dabei, sich einen Überblick über die Standorte Ihrer Kunden zu verschaffen und zu Ihrem nächsten Zielort zu navigieren. Rufen Sie hierzu eine Adresse auf und tippen Sie auf den blauen Pin neben der Anschrift. Dadurch wird die Standardapp für Karten bzw. Navigation auf Ihrem mobilen Gerät geöffnet und Straße und Ort werden automatisch aus der Anschrift übernommen.

Hinweis: Der blaue Pin steht Ihnen nicht nur innerhalb von Adressen zur Verfügung, sondern auch bei Belegen und Projekten.

Wenn Sie das Zusatzmodul Dokumentenablage einsetzen, können Sie zu einem Objekt (Adresse, Beleg, Projekt) die hinterlegten Dokumente einsehen. Öffnen Sie hierzu das Register „Dokumente“. Im Register stehen oben rechts zwei Buttons für die Ansicht sowie für Filter zur Verfügung:

• Um die Ansicht zu wechseln, tippen Sie auf den linken Button. So wählen Sie zwischen einer großen Bild- bzw. Symbol-Vorschau oder einer Liste mit Dateinamen, Beschreibung und kleiner Vorschau.
• Um eine Filtermöglichkeit auszuwählen, tippen Sie auf den rechten Button. Folgende Filtermöglichkeiten stehen zur Auswahl, um die Anzeige einzugrenzen: „Bilder“, „Dokumente“ und „Andere“

Die Anzeige einer Bilddatei und einer PDF-Datei erfolgt direkt in der IN-Software APP. Alle anderen Dateiformate werden mit dem auf dem mobilen Gerät festgelegten Programm oder nach Auswahl eines Programms geöffnet. Vor der Anzeige der Daten werden diese direkt aus IN-FORM geladen. Hierbei besteht ein Downloadlimit von 100 MB. Dateien, die diese Größe übersteigen, werden nicht angezeigt.

Tipp: Haben Sie ein Dokument zur Anzeige in der IN-Software APP geöffnet, können Sie dieses über den Multi-Button (drei Punkte) unten rechts teilen oder aus der Dokumentenablage löschen.

Wenn Sie das Zusatzmodul Dokumentenablage einsetzen, können Sie digitale Dokumente (z. B. Bilder, Sprachmemos, Videos, etc.) an Ihr IN-FORM im Büro senden. Nutzen Sie eine der beiden folgenden Möglichkeiten.

Aus der Fotogalerie, dem Dateimanager oder sonstigen Quellen Ihres mobilen Gerätes senden Sie Dateien per "Teilen" via IN-Software APP in die IN-FORM Dokumentenablage:

• Wählen Sie die Dateien aus. Die Anzahl der Dateien für einen Vorgang ist nicht begrenzt.
• Starten Sie Funktion „Teilen“ Ihres mobilen Gerätes und tippen Sie auf das Symbol für die IN-Software APP.
• Wählen Sie die Adresse, den Beleg oder das Projekt aus, dem die Dateien zugeordnet werden sollen und tragen Sie bei Bedarf eine Beschreibung ein.
• Tippen Sie auf das Symbol für "Hochladen". Es folgt eine Fortschrittsanzeige des Hochladens. Das Hochladen kann nach jeder einzelnen Datei abgebrochen werden.

Fügen Sie digitale Dokumente direkt aus der IN-Software APP hinzu:

• Wählen Sie die gewünschte Adresse, den Beleg oder das Projekt aus und öffnen Sie das Register "Dokumente".
• Tippen Sie auf das Symbol + unten rechts und wählen Sie die gewünschte(n) Datei(en) aus.
• Tragen Sie bei Bedarf für alle Dateien gemeinsam eine Beschreibung ein. Sind unterschiedliche Beschreibungen erforderlich, wählen Sie die Dateien ggf. separat aus und laden Sie diese getrennt hoch.

Mit dem Kalender in der IN-Software APP verwalten Sie Ihre Termine. Um den Kalender zu öffnen, tippen Sie auf den Button „Menü“ in der Menüleiste unten und anschließend auf „Kalender“. Im Kalender stehen unterschiedliche Ansichten zur Verfügung:

• Tippen Sie auf den Kalender-Button oben rechts, um die Ansicht zu wechseln. Wählen Sie die Tagesansicht, Wochenansicht oder Terminliste aus.
• Tippen Sie auf die Leiste oben, um ein bestimmtes Datum auszuwählen.
• Mit den Pfeilschaltflächen in der Leiste oben oder durch Wischen blättern Sie zwischen den Tagen/Wochen.
• Tippen Sie auf den Button „Heute“ oben links, um schnell den aktuellen Tag aufzurufen.

Um den Kalender eines anderen Mitarbeiters aufzurufen, tippen Sie auf das Mitarbeiter-Symbol oben rechts und wählen Sie einen Mitarbeiter aus.

Legen Sie neue Termine an oder bearbeiten Sie einen bestehenden Termin:

• Tippen Sie auf den Button + unten rechts oder Tippen Sie auf einen freien Bereich in der Tages- oder Wochenansicht, um einen neuen Termin zur erstellen.
• Tippen Sie auf einen bestehenden Termin, um Änderungen vorzunehmen.

Für die Anzeige des Kalenders gelten Ihre individuellen Zugriffsrechte aus IN-FORM. Zur Einstellung Ihrer Zugriffsrechte wenden Sie sich bitte an Ihren IN-FORM Administrator.

Mit dem Kundendienst-Button in der Menüleiste unten gelangen Sie von überall in der App direkt zu Ihren Kundendiensten. Standardmäßig werden alle offenen Kundendienste aufgelistet. Sie können Kundendienste suchen und die Liste über die Filterfunktion nach Kundendienststatus und -datum eingrenzen.

Anzeige von Kundendiensten

Nach Auswahl eines Kundendienstes stehen verschiedene Register zur Verfügung, die Sie durch Tippen auf eines der Symbole öffnen können. In diesen Registern finden Sie die folgenden Informationen und Funktionen:

• Kopfdaten: Alle relevanten Daten des Kundendienstbelegs
• Arbeitsbericht: Formular zur Bearbeitung und Unterschrift des Arbeitsberichts
• Schriftstück: Anzeige des aktuellen Kundendienstbelegs in IN-FORM
• Dokumente: Wird das Zusatzmodul Dokumentenablage eingesetzt, sehen Sie alle zum Kundendienst abgelegten Dateien (Bilder, Dokumente, etc.).
• Information: Zum Kundendienst hinterlegte Notizen und Statusinformationen

Neuen Kundendienst anlegen

Liegt für einen kurzfristigen Termin noch kein Arbeitsbericht vor, legen Sie einen neuen Kundendienst an:

• Tippen Sie im Menüpunkt „Kundendienst“ auf den Button +.
• Füllen Sie die Angaben zum Kundendienst, zum Termin und zur Lieferanschrift aus.
• Fügen Sie bei Bedarf im Register „Teilnehmer“ weitere Mitarbeiter hinzu.
• Tippen Sie auf „Speichern“, um die Änderungen zu speichern.

Arbeitsbericht bearbeiten

Dokumentieren Sie Ihre Arbeiten im Arbeitsbericht:

• Öffnen Sie das Register „Arbeitsbericht“, tippen Sie auf den Multi-Button (drei Punkte) unten rechts und wählen Sie „Bearbeiten“.
• Füllen Sie die Formularfelder mit den gewünschten Informationen.
• Um einen Artikel aus der IN-FORM Artikeldatenbank hinzuzufügen, tippen Sie auf das Lupe-Symbol. Nutzen Sie bei Bedarf die Suche und Filter zur Auswahl des Artikels.
• Tippen Sie auf „Speichern“, um die Änderungen zu speichern.
• Tippen Sie auf den Pfeil oben links, um den Bearbeitungsmodus zu verlassen.

Arbeitsbericht unterschreiben

Unterschreiben Sie den Arbeitsbericht bzw. lassen Sie den Kunden unterschreiben:

• Öffnen Sie das Register „Arbeitsbericht“, tippen Sie auf den Multi-Button (drei Punkte) unten rechts und wählen Sie „Unterschreiben“.
• Unterschreiben Sie im Unterschriftenfeld und bestätigen Sie mit dem grünen Haken. Sie können die Unterschrift an die dafür vorgesehene Stelle verschieben.
  Tipp: Über das Mülltonnen-Symbol unten links kann die ausgewählte Unterschrift auch gelöscht werden.
• Tippen Sie auf „Hinzufügen“, um eine weitere Unterschrift einzufügen.
• Tippen Sie auf „Fertig“, um die Änderungen zu speichern.

Kundendienst abschließen

Damit ein ausgefüllter Arbeitsbericht an IN-FORM übertragen wird, muss der Kundendienst abgeschlossen werden:

• Öffnen Sie das Register „Kopfdaten“, tippen Sie auf den Multi-Button (drei Punkte) unten rechts und wählen Sie „Abschließen“.
• Bestätigen Sie mit „Abschließen“.

Offlinemodus

Sie können Arbeitsberichte auch ohne aktive Internetverbindung (offline) ausfüllen und unterschreiben. Hierzu müssen die aktuellen Kundendienste und Artikel bei bestehender Internetverbindung heruntergeladen werden. Tippen Sie hierzu unter „Kundendienst“ auf das Download-Symbol oben rechts:

• Wählen Sie „Kundendienste“, um die aktuelle Liste der Kundendienste herunterzuladen.
• Wählen Sie „Artikel (Favoriten)“, um die Artikel aus IN-FORM herunterzuladen.
  Hinweis: Es werden die Artikel von IN-FORM heruntergeladen, die dort als „Favoriten“ markiert sind. Wenden Sie sich zur Bereitstellung von Artikeln an einen IN-FORM Benutzer.
• Wählen Sie „Alle Daten“, um die aktuelle Liste der Kundendienste und die Artikel (Favoriten) herunterzuladen.

Alternativ können Sie einen einzelnen Kundendienst für den Offlinemodus herunterladen:

• Wählen Sie den gewünschten Kundendienst in der Liste aus.
• Tippen Sie im Register „Kopfdaten“ auf den Multi-Button (drei Punkte) unten rechts und wählen Sie „Download für den Offlinemodus“.

Die Daten werden auf Ihrem Gerät gespeichert und stehen nun auch offline zur Verfügung.

Um Kundendienste abzuschließen und diese an IN-FORM zu übertragen, ist weiterhin eine Internetverbindung erforderlich.

Durch Tippen auf den Button "Menü" in der Menüleiste unten und anschließend auf "Einstellungen", gelangen Sie in die Einstellungen der App.

• Profilbild: Wählen Sie ein individuelles Profilbild aus, indem Sie auf das bestehende Bild tippen.
• Firmenauswahl: Bei Nutzung mehrerer Firmen können Sie hier die Firma wechseln.
• Erscheinungsbild: Wählen Sie zwischen Automatik, hellem oder dunklem Erscheinungsbild.
• Sprache: Wählen Sie zwischen der Systemsprache ihres mobilen Gerätes oder Deutsch, Englisch und Polnisch.
• Fernwartung: Starten Sie die Fernwartung via TeamViewer QuickSupport.
• Dashboard anpassen: Wählen Sie aus, welche Widgets im Dashboard angezeigt werden und ändern Sie die Reihenfolge, indem Sie die Widgets durch Tippen und Halten verschieben.
• Passwort ändern: Ändern Sie hier bei Bedarf Ihr Passwort zur Anmeldung in der IN-Software APP und in IN-FORM.
• Hilfe: Hier gelangen Sie zur aktuellen "Hilfe zur Nutzung der IN-Software APP".
• Rechtliches: Publikation von Impressum, Datenschutz und Lizenzen
• Abmelden: Melden Sie sich ab, um z. B. den Benutzer zu wechseln.

Durch Tippen auf den Button „Menü“ in der Menüleiste und Tippen und Halten auf eines der Symbole können Sie die Menüleiste individuell anpassen. Wählen Sie aus, welche Funktionen in der Menüleiste angezeigt werden und ändern Sie die Reihenfolge, indem Sie die Symbole durch Tippen und Halten verschieben.